La gestion de projet n'est pas réservée aux chefs de projet: 4 compétences à connaître

 

Project management training

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Croyez-le ou non, au fil des ans, j’ai reçu plus de demandes de formation en gestion de projet aux non-gestionnaires de projet qu' aux gestionnaires de projet. Cela peut sembler contre-intuitif, mais pas vraiment. Les organisations réalisent les avantages de ces compétences et capacités de gestion de projet, et elles ont besoin que chacun ait ce ensemble de compétences, et pas seulement leurs « gestionnaires de projet » officiels. Bien que la plupart des professionnels ne portent pas le titre officiel de « Gestionnaire de projet », pratiquement tout le monde gère des projets de temps à autre. Si vous avez organisé une fête d’anniversaire pour enfants, coordonné une réunion de famille ou planifié une retraite d’équipe, vous avez géré un projet!

Directeur, Stratégie et gestion de projet chez Medtronic Corporate Science & Technology, le Dr Michael O’Connor insiste : « Les gens ne réalisent pas à quel point ils font déjà la gestion de projet. À bien des égards, les compétences sont les mêmes que celles que les mamans utilisent depuis des siècles! Selon Michael DePrisco, vice-président Global Solutions, Project Management Institute (PMI) la recherche montre que, « Nous passons à une économie de projet. C’est en train de devenir la façon dont le travail se fait. Le fait que PMI ait créé une Fondation éducative ciblant les enfants de 5 à 19 ans appuie également le fait que les compétences en gestion de projet sont universellement applicables et bénéfiques. En effet, la fondation aide à doter les enfants de compétences en gestion de projet parce que la croyance fondamentale est... les compétences en gestion de projet sont des aptitudes à la vie quotidienne.

Les livres de gestion de projet sont remplis de concepts et de compétences qui pourraient bénéficier à la plupart des professionnels, y compris les techniques de planification, les graphiques Gantt, les structures de répartition du travail, les concepts de leadership d’équipe, etc. Bien que ces compétences (et bien d’autres) soient certainement précieuses à comprendre pour les non-gestionnaires de projet, cet article met en évidence quatre compétences spécifiques qui peuvent être moins connues, mais qui peuvent procurer d’énormes avantages à pratiquement tout le monde en milieu de travail.

Compétences #1 – Utilisation des chartes de projet

La discipline de la gestion de projet est remplie d’outils, de techniques et de modèles, mais la plus puissante dans l’ensemble peut être la charte du projet. Beaucoup d’organisations luttent avec la maladie de « la main droite ne sachant pas ce que la main gauche fait » ou ils ont des équipes qui fumble initiatives clés en grande partie parce que les gens « ne sont pas sur la même page. » Les gestionnaires de projet utilisent les chartes de projet pour mettre tout le monde d’accord dès le départ afin qu’ils puissent éviter les problèmes à l’avenir. Voici un exemple de certains des types d’éléments que vous voudrez peut-être clarifier par l’élaboration d’une charte de projet avant le début des travaux.

Exemples d’éléments de charte de projet

 PROFESSIONALISM MATTERS, INC.

Bien que les chartes de projets puissent varier en style, format et même contenu, la prémisse fondamentale de réunir les acteurs clés pour parvenir à un consensus sur ces éléments critiques avant le lancement du projet est inestimable. L’obtention de signatures sur le document ne fait qu’accroître les niveaux de reddition de comptes.

Compétences #2 – Vérification des idées pour éliminer les mauvaises

Il y a des années, lorsque le projet de livre d’OJ Simpson « If I Did It: Confessions of the Killer » a été annulé à la dernière minute sur fond d’indignation du public et de réaction des annonceurs, Rupert Murdoch, président de la News Corporation, a fait une déclaration dans laquelle il a annoncé l’annulation du livre le qualifiant de « projet mal considéré ». Alors que le livre aurait déjà été écrit et que des copies avaient été en boîte pour que les détaillants les vendent, cela semblait un parfait exemple du phénomène commun et omniprésent - l’incapacité à vérifier correctement une idée de projet.

Pour éviter ce phénomène, la gestion de projet enseigne que contrairement à la croyance populaire « Initiation » PAS « Planification » devrait être la première phase de la gestion de projet. La phase d’initiation vise à soumettre l’idée à un certain niveau d’examen, qu’elle soit aussi complexe qu’une analyse de rentabilisation à part entière ou aussi simple qu’un résumé de l’examen des avantages et des inconvénients. Lorsque cette analyse à l’avance ne se produit pas, les « projets de chien » peuvent être nés de déclencheurs dangereux comme le commentaire décousu d’un cadre lors d’une réunion, une opinion mal avisée ou mal informée ou une réponse émotionnelle à un incident. Bien que le processus d’initiation puisse prendre de nombreuses formes, voici quelques questions clés à prendre en considération dans le cadre de ce processus.

Exemple De questions d’initiation

 PROFESSIONALISM MATTERS, INC.

Compétences #3 – Effectuer une analyse des risques

Bien que les plans soient grands, tout le monde sait qu’ils se matérialisent rarement exactement comme prévu. Il se passe des trucs, non ? Au lieu d’être aveuglés par chaque revirement inattendu, les gestionnaires de projet apprennent à effectuer une analyse des risques dans le cadre du processus normal de planification du projet. Harry Hall, the Project Risk Coach insiste sur le fait que « nous sommes tous des gestionnaires des risques, certains meilleurs que d’autres ». À son analyse des risques de base, il s’agit de planifier ce qui pourrait mal tourner, et l’exécution aveugle de projets sans prendre le temps de procéder à un certain niveau d’analyse des risques est naïve, sinon carrément dangereuse. La triste réalité, c’est que les organisations le font tout le temps! Ils baril en avant juste en espérant pour le meilleur et généralement juste payer le prix plus tard.

La sélection de la méthode d’analyse des risques n’est pas aussi importante que de prendre des mesures fondées sur les résultats. Rappelez-vous que les résultats de l’analyse des risques peuvent être utilisés pour ...

· Aider à transmettre un message difficile à un dirigeant ou à un intervenant

· Plaider en faveur de ressources supplémentaires, d’un soutien ou même d’un autre plan d’action

· Minimiser l’anxiété de l’équipe au sujet de « ce qui pourrait mal tourner »

· Offrir des occasions d’éviter/de minimiser les risques grâce à l’atténuation proactive et à la planification de sauvegarde pour les tâches clés

Compétences #4 – Projets de débriefing

La folie a été définie comme faisant la même chose encore et encore et s’attendant à un résultat différent. Cela semble fou, mais la plupart des organisations s’y engagent tout le temps. Pourquoi? Parce qu’une fois qu’un projet ou une tâche est terminée, il y a invariablement un tableau de bord fou pour commencer le prochain sans prendre un moment pour envisager d’éventuels changements futurs. En effet, cette réponse réflexive nous prive souvent de l’occasion d’utiliser ce que nous avons appris sur le dernier projet pour améliorer les projets futurs. Alors que certains environnements comme les hôpitaux et les militaires qui s’occupent quotidiennement de la vie et de la mort incluraient le débriefing (ou les activités de type post mortem) dans le cadre de leur cours normal, beaucoup d’autres l’oublient, ce qui est une énorme occasion manquée. Le débriefing peut être appliqué aux réunions, aux événements clés, aux projets et même aux tâches. L’objectif est simplement de prendre un certain temps à la fin (ou même le long du chemin pour des projets plus longs) pour réfléchir sur ce qui a bien fonctionné et ce qui aurait pu être fait différemment. Comprendre les erreurs (ou les succès) du passé est un élément nécessaire de l’amélioration continue, et les professionnels qui sont qualifiés dans cette pratique améliorer leur valeur pour l’organisation.

Si vous ne considérez généralement pas les cours de gestion de projet dans l’élaboration de votre plan de formation, vous pourriez faire une énorme erreur. De plus en plus, la gestion de projet devient la voie de chacun d’autant plus que la demande de compétences en gestion de projet ne cesse de croître. L’indice PMI de la « croissance del’emploi en gestion de projet et de l’écart de talents 2017– 2027» indique que d’ici 2027, les employeurs auront besoin de 87,7 millions de personnes travaillant dans des rôles axés sur la gestion de projet, alors qu’il subsiste une pénurie notable de talents qualifiés. À cette fin, PMI a développé une plate-forme d’apprentissage en ligne PM Edge destinée aux non-spécialistes pour aider à démystifier la discipline de la gestion de projet.

Bien que ces quatre compétences ne soient pas exclusives à la gestion de projet, elles sont largement reconnues et pratiquées dans la discipline et malheureusement négligées par beaucoup en dehors de la discipline. Donc, si vous avez pensé que les compétences en gestion de projet sont juste pour les gestionnaires de projets de carrière, pensez-y! Les compétences en gestion de projet peuvent non seulement améliorer votre efficacité en milieu de travail, mais elles peuvent également augmenter considérablement votre valeur sur le marché,

Pour en savoir plus sur ce sujet, gardez un œil sur mon prochain article Project Management Trends on the Horizon.

Divulgation : Je suis membre de l’Institut de gestion de projet.

À propos de l’Auteur

Dana Brownlee

Je suis un conférenci

ère principale / formatrice, autrice et leader de la pensée antiracisme en milieu de travail. Je crois fermement à l’encouragement de cultures en milieu de travail véritablement collaboratives, à l’aide aux professionnels pour trouver leur voix et en discutant de leurs incontestables. Au cours de ma carrière, j’ai constaté que souvent des conversations autour de la fontaine du bureau et des conseils chuchotés contiennent certains des conseils professionnels les plus précieux. Mon livre The Unwritten Rules of Managing Up: Project Management Techniques from the Trenches fournit des techniques pratiques que n’importe qui peut utiliser pour réaliser le succès en travaillant avec diverses personnalités de leader. Je suis diplômée du Spelman College, du Georgia Institute of Technology et de l’Université Emory. Suivez-moi sur LinkedIn @DanaBrownlee ou contactez-moi à danapbrownlee@professionalismmatters.com.

Project Management Isn't Just For Project Managers: 4 Skills You Need To Know

 

Project management training

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Believe it or not, over the years I’ve gotten more requests to provide Project Management training to non project managers than project managers. That may seem counter intuitive but not really. Organizations realize the benefits of those project management skills and abilities, and they need everyone to have that skill set, not just their official “project managers.” While most professionals may not carry the formal title “Project Manager,” virtually everyone manages projects from time to time. If you’ve organized a kid’s birthday party, coordinated a family reunion or planned a team retreat, you’ve managed a project!

Director, Strategy and Project Management with Medtronic Corporate Science & Technology, Dr. Michael O’Connor insists, “People don’t realize how much project management they’re already doing. In many ways the skills are the same ones moms have been using for centuries!” According to Michael DePrisco, Vice President Global Solutions, Project Management Institute (PMI) research shows that, “We’re moving to a project economy. It’s just becoming how work gets done.” Further support for the view of project management skills being universally applicable and beneficial is the fact that PMI established an Educational Foundation targeting kids aged 5-19. Indeed, the foundation helps equip children with project management skills because the fundamental belief is…project management skills are life skills.

Project Management books are filled with concepts and skills that could benefit most professionals including scheduling techniques, Gantt charts, work breakdown structures, team leadership concepts, etc. While these skills (and many others) are certainly valuable ones for non project managers to understand, this article highlights four specific skills that may be lesser known but can provide tremendous benefit for virtually everyone in the workplace.

Skill #1 – Using Project Charters

The discipline of project management is filled with tools, techniques and templates, but hands down the most powerful one overall may be the project charter. Many organizations struggle with the disease of “the right hand not knowing what the left hand is doing” or they have teams that fumble key initiatives in large part because people “aren’t on the same page.” Project Charters are used by project managers to get everyone in agreement at the outset so they can avoid problems down the road. Here’s an example of some of the types of elements you may want to clarify through the development of a project charter before the work actually begins.

Sample project charter elements

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While project charters may vary in style, format, and even content, the fundamental premise of getting the key players together to reach consensus on these critical elements before project kickoff is invaluable. Securing signatures on the document only enhances the levels of accountability.

Skill #2 – Vetting Ideas to Weed Out the Bad Ones

Years ago when the ill-fated OJ Simpson book project “If I Did It: Confessions of the Killer” was cancelled at the last minute amid public outrage and advertiser backlash, Rupert Murdoch Chairman of the News Corporation offered a statement where he announced the book cancellation characterizing it as “an ill-considered project.” While the book had reportedly already been written and copies had been boxed for retailers to sell, this seemed a perfect example of the common and pervasive phenomenon - failure to properly vet a project idea.

To avoid this phenomenon, project management teaches that contrary to popular belief “Initiating” NOT “Planning” should be the first phase of project management. The Initiating phase is focused on subjecting the idea to some level of scrutiny whether it’s as complex as a full-blown business case or as simple as a back of the envelope review of pros and cons. When this up front analysis doesn’t happen, “dog projects” can be birthed from dangerous triggers like an executive’s rambling commentary during a meeting, an ill-advised or uninformed opinion or an emotional response to an incident. While the Initiating process can take many forms, here are some key questions to consider as part of that process.

Sample Initiating questions

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Skill #3 – Conducting Risk Analysis

While plans are great, everyone knows that they rarely materialize exactly as anticipated. Stuff happens, right? Instead of being blindsided by every unexpected twist and turn, project managers are taught to conduct risk analysis as part of the normal project planning process. Harry Hall, The Project Risk Coach insists “we are all risk managers, some better than others.” At its core risk analysis is about planning for what might go wrong, and blindly executing projects without taking time to conduct some level of risk analysis is naïve if not outright dangerous. The unfortunate reality is that organizations do it all the time! They barrel forward just hoping for the best and usually just pay the price later.

The selection of risk analysis method isn’t nearly as important as taking action based on the findings. Remember that risk analysis findings can be used to…

·      Help deliver a difficult message to a senior leader or stakeholder

·      Make the case for additional resources, support or even a different course of action

·      Minimize team anxiety about “what could go wrong”

·      Provide opportunities to avoid/minimize risks through proactive mitigation and backup planning for key tasks

Skill #4 – Debriefing Projects

Insanity has famously been defined as doing the same thing over and over and expecting a different result. It sounds crazy, but most organizations engage in it all the time. Why? Because once a project or task is over, invariably there’s a mad dash to get started on the next one without taking a moment to consider potential future changes. Indeed, that reflexive response often robs us of the opportunity to use what we learned on the last project to enhance future projects. While some environments like hospitals and the military who deal in life and death on a daily basis reportedly include debriefing (or post mortem type activities) as a part of their normal course of work, many others overlook it which is a huge missed opportunity. Debriefing can be applied to meetings, key events, projects and even tasks. The goal is simply to take some time at the end (or even along the way for longer projects) to reflect on what worked well and what could have been done differently. Understanding the errors (or successes) of the past is a necessary element of continuous improvement, and professionals who are skilled in this practice enhance their value to the organization.

If you typically don’t consider project management courses in your training plan development, you might be making a huge mistake. More and more, project management is becoming everyone’s lane even more so as the demand for project management skills continues to grow. PMI’s “Project Management Job Growth and Talent Gap 2017– 2027” reports that by 2027 employers will need 87.7 million individuals working in project management oriented roles while there remains a notable shortage of qualified talent. To this end PMI developed an online learning platform PM Edge targeted to non-specialists to help demystify the discipline of project management.

While these four skills aren’t exclusive to project management, they’re widely recognized and practiced within the discipline and unfortunately overlooked by many outside the discipline. So, if you’ve been thinking project management skills are just for career project managers, think again! Project management skills may not just enhance your effectiveness in the workplace, but they can also significantly increase your value in the marketplace,

To learn more on this topic, keep an eye out for my next article Project Management Trends on the Horizon.

Disclosure: I am a member of the Project Management Institute.

About the Author

Dana Brownlee

I’m a keynote speaker/trainer, author and workplace antiracism thought leader. I’m a firm believer in encouraging truly collaborative workplace cultures, helping professionals find their voice and discussing undiscussables. Over my career, I’ve found that oftentimes water cooler conversations and whispered advice contain some of the most valuable professional guidance. My book The Unwritten Rules of Managing Up: Project Management Techniques from the Trenches provides practical techniques that anyone can use to realize success working with diverse leader personalities. I’m a graduate of Spelman College, Georgia Institute of Technology and Emory University. Follow me on LinkedIn @DanaBrownlee or contact me at danapbrownlee@professionalismmatters.com

4 Tendances de gestion de projet à l’horizon... Tu es prêt?

Chef de projet affichage d’une planification de projet

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La gestion de projet est une discipline commerciale essentielle depuis des décennies et, compte tenu des changements sociétaux, environnementaux, économiques et technologiques qui se font à l’horizon, il est important d’examiner l’impact de ces changements sur la façon dont les organisations gèrent et exécutent les projets. Plus important encore, les professionnels entreprenants devraient considérer ce qu’ils peuvent faire de façon proactive pour être prêts à surfer sur la vague! Explorons quatre tendances de gestion de projet à l’horizon et des étapes spécifiques que vous pouvez prendre pour être préparé.

Tendance #1 – De plus en plus, les projets seront touchés par la technologie de l’intelligence artificielle et des données

L’Association for Project Management (APM), basée au Royaume-Uni, fait référence à cette quatrième révolution industrielle dans son rapport Projecting the Future. Bien que personne ne sache précisément comment la technologie de l’intelligence artificielle (IA) aura un impact sur la gestion de projet, pratiquement tout le monde est certain qu’il le fera. Jon Broome, président du Groupe d’intérêt spécial sur les contrats et l’approvisionnement d’APM, suggère que la technologie de l’IA automatisera probablement de nombreuses fonctions administratives de gestion de projet. Par exemple, il s’attend à ce que « les premiers calendriers de programmes et registres des risques soient créés par l’IA à l’aide de données dures ». En outre, Michael DePrisco, vice-président global solutions, Project Management Institute (PMI) souligne que , « Alors que les racines traditionnelles de gestion de projet axé sur des tâches comme la planification et la planification tactique, AI sera probablement automatiser une grande partie de cette fonctionnalité, déplaçant ainsi l’objectif principal du chef de projet à comprendre comment tirer parti de cette technologie pour offrir plus de valeur pour les clients. »

Comment vous pouvez vous préparer : N’essayez pas de devenir un expert en IA, mais parlez aux leaders de la pensée dans votre industrie pour identifier les domaines les plus probables de l’automatisation et l’impact de l’IA. Intégrez ensuite les possibilités de perfectionnement professionnel autour de ces domaines spécifiques dans votre plan de formation.

Tendance #2 – Les gestionnaires de projet auront besoin de compétences plus larges... Allant de l’IA à l’IE

Apparemment, les compétences techniques et les compétences douces peuvent être plus demandées pour les gestionnaires de projet (et ceux dans les postes liés à la gestion de projet) dans les années à venir. Sur le plan technique, les gestionnaires de projet s’engageront plus probablement dans des projets qui intègrent ou touchent d’une manière ou d’une autre des technologies liées à l’IA (p. ex. robotique, blockchain, science des données, apprentissage automatique, etc.); par conséquent, cela les obligera à acquérir une base de connaissances rudimentaire de base dans ces domaines.

À l’autre extrémité du spectre, à mesure que les projets deviennent plus complexes et interconnectés, les gestionnaires de projet devront collaborer avec (et, en fin de compte, chercher à satisfaire) des groupes plus vastes d’intervenants. Par conséquent, les compétences douces deviendront des ingrédients plus importants pour la réussite du projet. Broome insiste : « Les gestionnaires de projet devront être des maîtres d’influence et des compétences douces parce que les projets auront plus d’intervenants en dehors de l’équipe centrale qui sont touchés par le projet terminé et qui y reçoivent. » Le Dr Michael O’Connor, directeur de la stratégie et de la gestion de projet chez Medtronic Corporate Science & Technology, ajoute : « Maîtriser la triple contrainte ne suffira plus. Les gestionnaires de projet de l’avenir devront être multi-facettes et polyvalents.

« La nouvelle réalité professionnelle exige une combinaison de compétences techniques et de gestion de projet, de compétences en leadership et de compétences stratégiques et en gestion d’entreprise – ainsi que la capacité d’apprendre et de suivre le rythme de la technologie », explique M. DePrisco. « Des compétences numériques telles que la science des données, la sécurité, les connaissances en matière de protection de la vie privée et la capacité de prendre des décisions axées sur les données sont nécessaires pour le PM de l’avenir. »

En outre, PMI prévoit un écart important de compétences dans son récent rapport « Project Management Job Growth and Talent Gap 2017– 2027 ».

« Partout dans le monde, il y a un écart croissant entre le besoin des employeurs de travailleurs qualifiés en gestion de projet et la disponibilité de professionnels pour remplir ces rôles. La pénurie de talents qualifiés pose un risque notable pour les organisations qui comptent sur ce talent pour mettre en œuvre des initiatives stratégiques, stimuler le changement et apporter des innovations. L’écart de talents pourrait entraîner une perte potentielle de quelque 207,9 milliards de dollars de PIB jusqu’en 2027 pour les 11 pays analysés.

Comment vous pouvez vous préparer : Assurez-vous de vous concentrer à la fois sur les compétences techniques et relationnelles dans votre plan de formation individuel. Comme la plupart des professionnels ont la force naturelle dans un domaine et la faiblesse dans l’autre, envisager de solliciter des commentaires à 360 degrés pour obtenir une idée de la perception des autres de vos principaux domaines de développement.

Tendance #3 – Les gestionnaires de projet adopteront de plus en plus les approches et les méthodologies de gestion de projet personnalisées ou hybrides

De plus en plus, les gestionnaires de projet et les organisations semblent rechercher une flexibilité de méthodologie dans le but de s’adapter à l’évolution rapide des environnements de projets. En 2017, PMI a regroupé le Guide de pratique Agile avec le Guide PMBOK – Sixième édition. DePrisco de PMI partage que « le Guide a été élaboré en réponse aux demandes des parties prenantes qui nous demandaient plus de contenu sur l’agilité et de fournir des outils, des lignes directrices de situation et une compréhension des diverses approches agiles disponibles pour permettre de meilleurs résultats ».

Cette version n’est peut-être qu’un autre signe de l’approche de plus en plus populaire de la prestation de projets agile qui donne la priorité à la rapidité de mise sur le marché et modifie la préparation aux processus, aux plans et à la documentation. Ces pratiques agiles de plus en plus courantes devraient créer des options intéressantes pour les organisations axées sur les projets, qu’elles adoptent pleinement l’approche ou qu’elles développent leur propre méthodologie agile hybride.

Bien qu’il y ait des débats de longue date sur les différentes approches de gestion de projet (par exemple, Waterfall vs Agile), il ya des avantages évidents à chacun. Bien que certains soutiennent que ces approches sont diamétralement opposées et donc mutuellement exclusives, mon expérience personnelle demande à différer. Au cours de ma carrière de gestion de projet, mes organisations se sont généralement penchées vers des approches hybrides et mixtes de gestion de projet. Il y a des décennies (avant de connaître le lexique cascade/agile), nos équipes ont intégré de nombreuses pratiques de style « agiles » dans nos projets gérés traditionnellement. Par exemple, nous avons pris le temps d’étoffer une charte de projet dès le début, mais nous avons également souligné qu’il s’agirait d’un document dynamique qui devrait être mis à jour au fur et à mesure que le projet progresserait. Nous avons maintenu un calendrier de projet de « style cascade », mais nous avons adopté le concept de prototypage rapide et intégré des phases plus courtes dans notre calendrier global. Bien que nous n’ayons jamais utilisé le terme « agile » pour décrire notre projet, nous avons mené des rassemblements quotidiens dans les couloirs debout au lieu de réunions plus formelles sur le statut. Nous avons incorporé ces pratiques de style agiles pour ne pas se conformer à une méthodologie particulière (en effet, le terme « agile » n’était pas devenu important dans le zeitgeist de gestion de projet à ce moment-là), mais parce que nous avons estimé qu’elles complétaient le mieux notre approche traditionnelle de gestion de projet. À mesure qu’Agile et d’autres approches de gestion de projet gagnent en popularité et deviennent plus courantes, les gestionnaires de projet (et ceux qui travaillent dans des environnements de gestion de projet) devraient certainement se familiariser avec l’ensemble des philosophies et des méthodes de gestion de projet.

Comment vous pouvez vous préparer : Choisissez un jour par semaine pour regarder 30 minutes de vidéos en ligne sur différentes méthodologies de gestion de projet pendant votre heure de déjeuner.

Tendance #4 – Les équipes de gestion de projet deviendront de plus en plus diversifiées

Le rapport 2016 de LA SHRM sur les perspectives futures confirme la croyance généralement acceptée selon laquelle les lieux de travail continueront de se diversifier au cours des prochaines années. On peut soutenir que des facteurs comme l’évolution des rôles parentaux, l’évolution des politiques et des attitudes à l’égard de l’orientation sexuelle et de l’identité de genre, l’augmentation de la mondialisation et le vieillissement de la main-d’œuvre se traduiront par des équipes de projet de plus en plus diversifiées. Bien que ces types de diversité soient plus facilement attendus, il y a aussi d’autres types de diversité plus subtils à considérer. Les équipes de demain auront des types de travailleurs de plus en plus variés (y compris à temps plein, à temps partiel, entrepreneur/freelance, à distance,etc.) ce qui pourrait compliquer les opérations administratives, les communications quotidiennes et la dynamique d’équipe. Enfin, étant donné que les jeunes employés en particulier ont tendance à avoir des attentes accrues en matière de responsabilité sociale des entreprises, cette diversité de pensées/valeurs peut présenter une autre occasion d’examiner les différences. Dans l’ensemble, la tendance vers des équipes de plus en plus diversifiées créera un large éventail de questions auxquelles les équipes de projet devront faire face dans le cadre de leur collaboration efficace et efficiente. Bien que certaines questions puissent être mineures, des considérations pratiques et d’autres plus générales – les deux peuvent avoir un impact significatif sur la culture d’équipe et la cohésion.

Comment vous pouvez vous préparer : Élaborer une liste de questions de discussion pour solliciter des commentaires sur les questions clés sur la façon dont l’équipe travaillera ensemble. Cette discussion est une façon saine de dépasser l’accord poli et d’identifier les zones de conflit potentiel. Cette gestion des conflits peut être un outil sain dans le développement d’une équipe performante.

Exemples de questions à considérer avec des équipes de plus en plus diversifiées

· Quel est le modede communication préféré de chaque personne ?

· Quelle sera notre politique de télétravail?

· Quand nous rencontrerons-nous en personne par rapport à la ligne ou par téléphone? Les membres de l’équipe de télétravail sont-ils censés participer en personne aux réunions d’équipe/client?

· Les appels virtuels seront-ils des appels vidéo ou audio uniquement ? Si c’est prévu comme un appel vidéo, est-ce que l’appel (audio seulement) est acceptable / mal vu?

· À quelle heure de la journée les réunions auront-ils lieu? Y aura-t-il des heures de base où tout le monde devrait travailler? Qu’en est-il des fuseaux horaires?

· Travaillons-nous le soir/le week-end? Répondons-nous aux messages pendant les vacances?

· Quel est le niveau de compétence technique de chaque individu et quel impact cela a-t-il sur notre capacité à participer pleinement à l’équipe?

· Quelles sont nos valeurs et priorités personnelles et quel impact ont-elles sur notre travail?

· Avons-nous des attentes en matière de responsabilité sociale à l’égard de notre entreprise ou de notre organisation?

· Ressentons-nous un sentiment de passion autour de notre travail?

Anticiper et préparer les tendances en matière de gestion de projet à venir devrait être une priorité pour les professionnels du monde entier. Le président de l’Association internationale de gestion de projet, Jesus Almela, insiste : « La façon dont les projets sont coordonnés et gérés affecte le succès de l’innovation et du changement organisationnel et est cruciale pour le développement stratégique de la société. » Les changements à venir auront sans aucun doute un impact énorme non seulement sur la façon dont nous gérons et exécutons les projets, mais aussi sur la façon dont nous travaillons. Soyez prêt!

Pour en savoir plus sur ce sujet, consultez mon article précédent «Project Management Isn’t Just For Project Managers: 4 Skills You Need To Know .»

Divulgation : Je suis membre de PMI.

À propos de l’Auteur

Dana Brownlee

Je suis un conférenci

ère principale / formatrice, autrice et leader de la pensée antiracisme en milieu de travail. Je crois fermement à l’encouragement de cultures en milieu de travail véritablement collaboratives, à l’aide aux professionnels pour trouver leur voix et en discutant de leurs incontestables. Au cours de ma carrière, j’ai constaté que souvent des conversations autour de la fontaine du bureau et des conseils chuchotés contiennent certains des conseils professionnels les plus précieux. Mon livre The Unwritten Rules of Managing Up: Project Management Techniques from the Trenches fournit des techniques pratiques que n’importe qui peut utiliser pour réaliser le succès en travaillant avec diverses personnalités de leader. Je suis diplômée du Spelman College, du Georgia Institute of Technology et de l’Université Emory. Suivez-moi sur LinkedIn @DanaBrownlee ou contactez-moi à danapbrownlee@professionalismmatters.com.

4 Project Management Trends On The Horizon…Are You Ready?

 

Project manager viewing a project schedule

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Project management has been a critical business discipline for decades and with the fast paced societal, environmental, economic and technological changes on the horizon, it’s important to consider how these changes will impact how organizations manage and execute projects. More importantly, enterprising professionals should consider what they can do proactively to be prepared to ride the wave! Let’s explore four project management trends on the horizon and specific steps you can take to be prepared.

Trend #1 – Increasingly, Projects Will Be Impacted By Artificial and Data Intelligence Technology

The U.K. based Association for Project Management (APM) references this Fourth Industrial Revolution in their Projecting the Future report. While no one knows precisely how Artificial Intelligence (AI) technology will impact project management, virtually everyone is certain that it will. Jon Broome, Chair of APM’s Contracts & Procurement Special Interest Group suggests that AI technology will likely automate many administrative project management functions. For example, he expects “First draft programme schedules and risk registers will be created by AI using hard data.” Furthermore, Michael DePrisco, Vice President Global Solutions, Project Management Institute (PMI) points out that, “While traditional project management roots focused on tasks like scheduling and tactical planning, AI will likely automate much of that functionality thereby shifting the Project Manager’s core focus to understanding how to leverage this technology to deliver more value for customers.”

How You Can Prepare: Don’t try to become an AI expert, but talk to thought leaders in your industry to identify the most likely areas of automation and AI impact. Then incorporate professional development opportunities around those specific areas into your training plan.

Trend #2 – Project Managers Will Need Broader Skills…Ranging from AI to EI

Seemingly, both technical and soft skills may be in higher demand for project managers (and those in project management related positions) in years to come. On the technical side, project managers will more likely become engaged on projects that incorporate or in some way touch AI related technologies (e.g. robotics, blockchain, data science, machine learning, etc.); therefore, this will require them to acquire some basic rudimentary knowledge base in these areas.

On the other end of the spectrum, as projects become more complex and interconnected, project managers will need to collaborate with (and ultimately seek to satisfy) broader groups of stakeholders. As a result, soft skills will become more important ingredients for project success. Broome insists, “Project managers will have to be masters of influence and soft skills because projects will have more stakeholders outside the core team who are affected by and receive the completed project.” Director, Strategy and Project Management with Medtronic Corporate Science & Technology, Dr. Michael O’Connor adds, “Mastering the triple constraint will no longer be enough. Project Managers of the future will need to be multi-faceted and multi-skilled.”

“The new professional reality demands a combination of technical and project management skills, leadership skills and strategic and business management skills – along with the ability to learn and keep pace with technology,” says DePrisco. “Digital skills such as data science, security, privacy knowledge and the ability to make data-driven decisions are needed for the PM of the future.”

Furthermore, PMI predicts a significant skills gap in their recent report “Project Management Job Growth and Talent Gap 2017– 2027”. 

“Across the globe, there’s a widening gap between employers’ need for skilled project management workers and the availability of professionals to fill those roles. The shortage of qualified talent poses a notable risk for organizations that rely on that talent to implement strategic initiatives, drive change and deliver innovation. The talent gap could result in a potential loss of some $207.9 billion in GDP through 2027 for the 11 countries analyzed.”

How You Can Prepare: Be sure you’re focusing on both technical and relationship skills in your individual training plan. As most professionals have natural strength in one area and weakness in the other, consider soliciting 360 degree feedback to get a sense of others’ perceptions of your primary developmental areas.

Trend #3 – Project Managers Will Increasingly Embrace Customized or Hybrid Project Management Approaches and Methodologies

Increasingly, project managers and organizations seem to be looking for methodology flexibility in an attempt to accommodate rapidly changing project environments. In 2017, PMI bundled the Agile Practice Guide with the PMBOK Guide – Sixth Edition. PMI’s DePrisco shares that “the Guide was developed in response to stakeholder requests asking us for more content on agile and to provide tools, situational guidelines and an understanding of the various agile approaches available to enable better results.”

This release may be just another sign of the increasingly popular agile project delivery approach that prioritizes speed to market and change readiness over processes, plans and documentation. These increasingly commonplace agile practices should create exciting options for project focused organizations whether they adopt the approach fully or develop their own hybrid agile methodology.

While there are long standing debates about different project management approaches (e.g. Waterfall vs Agile), there are clear advantages to each. While some will argue that these approaches are diametrically opposed and therefore mutually exclusive, my own personal experience begs to differ. Over the course of my project management career, my organizations typically leaned towards hybrid, blended project management approaches in fact. Decades ago (prior to knowledge of the waterfall/agile lexicon), our teams incorporated many “agile” style practices into our traditionally managed projects. For example, we took time to flesh out a project charter early on, but we also emphasized that it would be a dynamic document that would need to be updated as the project progressed. We maintained a “waterfall style” project schedule, but we embraced the concept of rapid prototyping and built shorter phases into our overall schedule. While we never used the term “agile” to describe our project, we conducted daily standing hallway huddles in lieu of more formal status meetings. We incorporated these agile style practices not to comply with a particular methodology (indeed, the term “agile” hadn’t become prominent in the project management zeitgeist at that point), but because we felt they best complemented our traditional project management approach. As Agile and other project management approaches gain additional traction and become more commonplace, project managers (and those working in project management environments) should certainly become familiar with the full spectrum of project management philosophies and methods.

How You Can Prepare: Pick one day a week to watch 30 minutes of online videos on different project management methodologies during your lunch hour.

Trend #4 – Project Management Teams Will Become Increasingly Diverse

SHRM’s 2016 Future Insights report confirms the generally accepted belief that workplaces will continue to become more and more diverse in the coming years. Arguably, factors like changing parental roles, shifting policies and attitudes regarding sexual orientation/gender identity, increasing globalization, and an aging workforce will result in increasingly diverse project teams. While these types of diversity are more readily expected, there are other more subtle types of diversity to consider as well. Teams of tomorrow will have increasingly varied types of workers (including full time, part time, contractor/freelance, remote, etc.) potentially complicating administrative operations, day to day communications and team dynamics. Finally, as younger employees in particular tend to have increased social corporate responsibility expectations, this diversity of thought/values can present yet another opportunity to consider differences. Overall, the trend towards increasingly diverse teams will create a broad range of issues for project teams to contend with as they strive to collaborate effectively and efficiently. While some issues might be minor, practical considerations and others broader overarching ones – both can significantly impact team culture and cohesiveness.

How You Can Prepare: Develop a list of discussion questions to solicit feedback on key issues about how the team will work together. This discussion is a healthy way to move past polite agreement and identify areas of potential conflict. This conflict management can be a healthy tool in the development of a high performing team.

Sample Questions to Consider with Increasingly Diverse Teams

·      What is each person’s preferred communication mode?

·      What will our telecommute policy be?

·      When will we meet in person vs. online or by phone? Are telecommuting team members expected to participate in person for team/client meetings?

·      Will virtual calls be video calls or audio only? If it’s scheduled as a video call, is calling in (audio only) acceptable/frowned upon?

·      What time of day will meetings take place? Will there be core hours when everyone is expected to be working? What about time zones?

·      Do we work evenings/weekends? Do we respond to messages while on vacation?

·      What is each individual’s level of technical proficiency and how does that impact our ability to fully participate on the team?

·      What are our personal values and priorities and how do they impact our work?

·      Do we have social responsibility expectations of our company/organization?

·      Do we feel a sense of passion around our work?

Anticipating and preparing for project management trends to come should be a priority for professionals around the world. International Project Management Association President, Jesus Almela insists, “The way in which projects are coordinated and handled affects the success of innovation and organizational change and is crucial for the strategic development of society.” The changes coming will undoubtedly have a tremendous impact on not just how we manage and execute projects, but fundamentally how we work. Be ready!

For more on this topic, view my previous article “Project Management Isn’t Just For Project Managers: 4 Skills You Need To Know.”

Disclosure: I am a member of PMI.

About the Author

Dana Brownlee

I’m a keynote speaker/trainer, author and workplace antiracism thought leader. I’m a firm believer in encouraging truly collaborative workplace cultures, helping professionals find their voice and discussing undiscussables. Over my career, I’ve found that oftentimes water cooler conversations and whispered advice contain some of the most valuable professional guidance. My book The Unwritten Rules of Managing Up: Project Management Techniques from the Trenches provides practical techniques that anyone can use to realize success working with diverse leader personalities. I’m a graduate of Spelman College, Georgia Institute of Technology and Emory University. Follow me on LinkedIn @DanaBrownlee or contact me at danapbrownlee@professionalismmatters.com.