Les outils de Business Intelligence et de visualisation des données peuvent aider à transformer les informations financières en quelque chose d'utile pour les parties prenantes.
EN BREF
• Les outils de veille économique et de visualisation des données peuvent aider les entreprises à
interpréter les données.
• Les petites entreprises peuvent avoir des budgets plus petits, mais il existe des outils de BI abordables
là, ils peuvent utiliser.
• En utilisant des outils de BI et de visualisation de données, les comptables peuvent aider les clients à comprendre
leur entreprise mieux.
Par Sholto Macpherson
Un fournisseur d’aliments pour bétail en Nouvelle-Zélande n’a pas pu comprendre pourquoi il
Stock. Ensuite, la recherche a révélé que les agriculteurs laisseraient leurs commandes à la fin de la
semaine, ce qui a entraîné un goulot d'étranglement de livraison, explique Warwick Russell CA,
directeur de SMEtric Insights basé à Auckland.
Russell a connecté le logiciel de comptabilité, d'inventaire et de logistique du fournisseur d'aliments
outil de visualisation des données pour suivre ce que chaque agriculteur avait acheté et quand.
"Maintenant, nous pouvons identifier les agriculteurs qui n'ont pas passé de commande cette semaine et poursuivre
pour éviter les commandes de dernière minute », explique Russell. "Vous ne pouvez pas voir ça quand vous êtes
en regardant plusieurs systèmes. "
Image: Warwick Russell CA.
Les outils de Business Intelligence dotés de capacités de visualisation des données offrent bien plus
forme de rapport puissante que les rapports standard générés par la comptabilité ou
Logiciel d'entreprise. Et la révolution du cloud computing les a rendus abordables même
pour les petites entreprises.
Dans l'exemple ci-dessus, le fournisseur d'aliments pour bovins Kiwi utilisait un logiciel pour petite entreprise -Xero pour la comptabilité, Cin7 pour l'inventaire et MyTrucking pour la logistique. Mais Microsoft Power BI Pro, par exemple, est désormais de 10 USD par utilisateur et par mois (limite de 10 Go par utilisateur).
La visualisation des données est le processus de transformation des données en images - comme la création de graphiques dans Excel.
La limitation est que les données doivent être un ensemble de nombres qui a déjà été
ordonné, comme un ensemble de comptes rapprochés.
Si vous prenez des données dans de nombreux formats différents, vous devez d'abord les commander.
Les outils de Business Intelligence (ou Insight- compréhension) prennent des données brutes, les ordonnent, puis les visualisent.
Les outils BI ont également plus d'options d'analyse que les outils de visualisation de données car ils ont accès aux données brutes.
Les visualisations de données sont pour le client
Pourquoi les comptables devraient-ils se soucier des outils de visualisation des données lorsque les données sont le système comptable en premier lieu?
Les visualisations sont plus pour aider le client que le comptable, en particulier pour les managers
qui ne sont pas avertis en matière de finances, déclare Heather Smith CA, comptable en management et directeur de ANISE Consulting. Un tableau de chiffres est plus difficile à comprendre qu'un
tableau de bord qui vous indique qu'un nombre rouge est mauvais et un nombre vert est bon.
«Les tableaux de bord et les visualisations sont les mêmes que le tableau de bord de votre voiture. Vous définissez votre voyage et vos yeux se tournent vers lui pour savoir que vous êtes sur la bonne voie », dit Smith. "Je peux regarder rapidement un rapport, voir où je vais et faire les ajustements nécessaires, et puis revenez sur la route que l'entreprise emprunte. »
"Les tableaux de bord et les visualisations sont les mêmes que
tableau de bord de voiture. Vous définissez votre parcours et vos yeux se tournent vers lui pour savoir que vous êtes sur la bonne voie. »
- Heather Smith CA
Image: Heather Smith CA.
La meilleure façon de démarrer la conversation n'est pas avec un logiciel mais avec un tableau blanc,
Smith recommande. Identifier les déclencheurs de l'entreprise, les informations nécessaires pour
suivre ces déclencheurs et «l'histoire» que vous voulez que les chiffres racontent.
Ensuite, vous pouvez configurer des rapports pour ces numéros et sélectionner la visualisation appropriée qui a la plus grande signification pour le propriétaire de l'entreprise.
Les entreprises peuvent vouloir créer leurs propres rapports interactifs pour un ensemble critique de données.
Par exemple, un chef des finances peut vouloir fournir un rapport sur une page Web avec des colonnes de texte et images pour expliquer le contenu des graphiques aux investisseurs.
Au lieu de coder une collection de graphiques à secteurs, à colonnes et à courbes de tendance à partir de zéro, vous pouvez acheter l'accès à des bibliothèques de logiciels contenant des dizaines de graphiques. Ces bibliothèques peuvent fournir des graphiques qui répondent en temps réel aux changements dans l'ensemble de données.
Deux des plus connus sont FusionCharts et Highcharts, qui fournissent un mélange de
graphiques et cartes. Un nouveau concurrent, le Datawrapper open-source, a été
développé pour le journalisme de données et alimente les graphiques interactifs dans les nouvelles en ligne prestations de service.
Petit peut être Beau
Les petites entreprises peuvent avoir des budgets plus petits en ce qui concerne les logiciels, mais elles ont des problèmes complexes à résoudre. Les comptables des cabinets de petite et moyenne taille se mobilisent pour fournir des services de conseil de grande valeur en utilisant les informations et les outils de visualisation et des perspectives commerciales.
Ces types d'outils facilitent la création de tableaux de bord présentant des informations financières
des performances plus lisibles par les chefs d'entreprise.
Trois des programmes de visualisation de données sur navigateur les plus populaires pour les petites
sont Fathom, Futrli et Spotlight Reporting. Tous les trois ont un large éventail de KPI
mesures, types de graphiques et options de publication, en ligne et sur papier.
Il n’ya pas de gagnant clair parmi les trois, ce qui place les petites et moyennes
dans une impasse, explique Rebecca Mihalic CA, associée au cabinet d'expertise comptable DEPOT.
La Formation du personnel sur trois plates-formes est trop coûteux et prend trop de temps; il est beaucoup plus intelligent de choisir une plateforme unique et la commercialiser auprès de tous les clients. Cependant, chaque client a des besoins et peut demander une plateforme au-dessus des autres.
Mihalic vend un package de surveillance aux clients qui est piloté par la fonction d'alertes de Futrli,
qui envoie un e-mail au comptable si une mesure nommée (comme un type spécifique de
dépenses) dépasse une certaine limite. Mihalic utilise cette fonctionnalité pour étayer son style de directeur financier les services, qui comprennent la mise à jour régulière des clients sur les performances de leur entreprise.
Image: Rebecca Mihalic CA.
Fathom, qui comprend des outils d'analyse plus approfondis pour la définition d'objectifs et le suivi des KPI, est plus utile pour les gros clients, ajoute Mihalic.
Spotlight Reporting a également ses atouts. "Je vais utiliser Spotlight - qui a un
Module multi pour les entreprises franchisées - avec l'un de mes nouveaux clients franchisés », dit-elle dit.
Mihalic utilise également un outil de visualisation spécialisé appelé Float qui prévoit
flux de trésorerie. «J'ai des micro-entreprises et les flux de trésorerie quotidiens sont vraiment importants pour eux.
Float est un peu mieux pour> prédire quand les débiteurs vont déposer de l'argent », Mihalic
dit.
Il est important de se former régulièrement sur ces programmes de visualisation de données pour suivre de nouvelles fonctionnalités qui peuvent faire la différence pour vos clients. Un bon exemple est quand un programme ajoute une nouvelle source de données autre que le logiciel de comptabilité.
Fathom, Futrli et Spotlight Reporting proposent des programmes partenaires à volonté, mais
s'abonner aux trois est souvent trop cher pour un petit cabinet comptable. Mihalic
recommande de facturer le coût du programme au client ou d'augmenter le prix de
les frais de comptabilité en conséquence.
De plus, si les entreprises répercutent le coût du logiciel de manière transparente, elles ne
besoin d'avoir des conversations maladroites lorsque les éditeurs de logiciels augmentent les prix.
Un conseil que Mihalic a pour les comptables qui envisagent d'utiliser ces programmes est de les utiliser sur votre propre entreprise avant de les recommander aux clients.
«Tout ce que j'utilise pour mes clients, je l'utilise pour moi-même. Vous ne pouvez le comprendre dans aucun autre façon."
Visualisations de sources multiples
Bien que les systèmes des petites entreprises soient utiles pour surveiller les performances de
entreprise, ils ont été conçus pour visualiser les données à partir d'une seule source de données: la comptabilité fichier. Et si vous souhaitez synchroniser automatiquement un fichier comptable, vous ne pouvez synchroniser applications populaires pour petites entreprises telles que Xero, MYOB, Reckon et Intuit QuickBooks en ligne.
Si vous souhaitez télécharger des données comptables à partir de systèmes ERP (Enterprise Resource Planning)
comme Attaché ou NetSuite, vous devrez l'importer manuellement. C'est pareil si vous
souhaitez consulter les données financières ainsi que les informations provenant d'autres systèmes internes ou sources externes.
Des outils de visualisation plus puissants peuvent extraire des données de votre système comptable,
des données client d'un système de gestion de la relation client (CRM) et les taux d'intérêt,
les taux de change et les statistiques démographiques des organismes gouvernementaux tels que
Bureau australien des statistiques ou statistiques NZ.
Une autre raison de passer aux produits les plus puissants est qu'il est plus facile d'analyser
toute votre clientèle. La plupart des petites et moyennes pratiques ont un large éventail de clients
de diverses industries. Cependant, si un partenaire a développé une expertise dans un
l'industrie, en comparant ce groupe de clients peut montrer des informations extrêmement précieuses
telles que la croissance et l'analyse des tendances.
Mihalic, par exemple, a de nombreux clients dans la construction et songe à utiliser le
données pour répondre aux questions sur l'état de l'industrie.
«Mes clients [de la construction] apprennent que les changements dans la valeur des propriétés et
les réglementations ont un impact sur leur industrie. J'aimerais prouver ou réfuter si cela affecte
leur entreprise sur une base de rentabilité », dit-elle.
Le plus gros obstacle pour les comptables souhaitant explorer Power BI, Tableau, Qlik et
d'autres outils de business intelligence ne créent pas les visualisations et les graphiques. Tandis que
ces outils sont utiles pour visualiser les fichiers Excel et CSV importés manuellement, ils sont
beaucoup plus précieux lorsqu'il est connecté à des données en temps réel.
Malheureusement, l'extraction de données à partir de systèmes d'entreprise et d'autres sources n'est pas aussi simple que la synchronisation de votre fichier Xero ou MYOB. Les données arrivent dans différents formats avec toutes sortes d'informations non pertinentes qui doivent être filtrées.
Les informations non pertinentes incluent les totaux cumulés, les identifiants internes et les codes temporels. Les données doivent être «nettoyés» ou transformés dans le format souhaité en utilisant une gamme de techniques et outils. Les données doivent également être stockées dans une base de données dans leur format nettoyé afin de pouvoir ensuite être interprétées dans un graphique en temps réel.
Les comptables désireux d'explorer la visualisation multi-source peuvent obtenir une introduction gratuite dans Microsoft Excel. Excel contient un bon nombre de ces outils de nettoyage des données, et comprendre ce qu'ils font et comment ils fonctionnent est une excellente introduction aux
outils d'intelligence d'affaires. Ensuite, vous pouvez transférer ces connaissances à Microsoft
Power BI, qui a une interface et une logique similaires, explique Tim Heng, directeur de
SumProduct, un cabinet de conseil spécialisé dans la modélisation financière et Business
Intelligence.
Image: Tim Heng.
Excel contient des fonctionnalités pour transformer et visualiser les données, telles que les tableaux croisés dynamiques, la recherche d'objectifs
(recherche de réponses à partir de scénarios de simulation), instructions IF (les cellules affichent des valeurs différentes en fonction des conditions), RECHERCHEV (recherche de valeurs) et listes déroulantes en tant que cellules.
Un programme complémentaire Excel, Analysis ToolPak, fournit une analyse des données plus puissante des outils d'analyse des données financières, statistiques et d'ingénierie. La différence entre
Excel et Power BI est que le premier est mieux utilisé pour les projets d'importation unique; ce dernier est conçu pour les mises à jour continues des données
«Je vois cela comme un gros avantage de Power BI, car les compétences sont plus transférables», Heng dit.
Les meilleures visualisations de données reposent sur des informations commerciales
Microsoft Power BI est un nouveau venu relatif (publié en 2015) par rapport à
des produits tels que Tableau, qui est populaire depuis 2003.
Tableau possède une plus grande bibliothèque de visualisations et une plus large gamme de sources de données.
Tableau peut également se connecter plus facilement aux entrepôts de données. Une fonctionnalité de Tableau qui est moins développé dans Power BI affiche des informations géographiques. Un comptable peut utiliser Tableau pour afficher les ventes, les livraisons ou les travailleurs sur le terrain, regrouper les zones géographiques en personnalisées territoires et afficher les données par codes postaux.
"Si vous regardez une table avec une liste de banlieues, il est difficile de comprendre comment elles interagissent
[par rapport à] une carte où les bulles se mélangent et interagissent », dit Heng.
Russell de SMEtric a récemment installé des écrans de télévision dans les bureaux d'un grand agencement afin que ses 100 employés puissent voir où les ventes étaient en cours, le
la rentabilité des emplois et les comparaisons entre le réel et le coté.
Mais les visualisations Power BI sur les écrans de télévision - ce que les employés pouvaient voir -
n'étaient que la dernière étape d'un projet plus vaste. La fondation essentielle comprenait la construction de connexions à plusieurs systèmes d'entreprise et la création d'un processus de formatage des données de ces systèmes afin que cela ait du sens sur un écran.
Il est possible d'exporter manuellement des fichiers de données à partir de systèmes comptables ou commerciaux et téléchargez-les dans un outil de visualisation de données, mais cela manque la magie du reporting en temps réel.
Business Intelligence n'est pas seulement la visualisation de données, c'est l'automatisation et l'extraction de données explique Russell. Vous pouvez exporter et importer des fichiers Excel mais
la visualisation des données "n'est qu'Excel sur les stéroïdes".
Smith prédit que les outils de compréhension des affaires activés par la voix seront «le prochain grand chose". Des applications telles que Aider et Chata.ai créent une expérience de type Siri où une entreprise - le propriétaire d'entreprise peut poser des questions à son téléphone sur les données de son entreprise.
«Beaucoup de personnes venant dans ce domaine vont sauter à travers les solutions graphiques pour
voix car ils sont tellement plus faciles à utiliser », explique Smith. "Les entreprises vont
des informations beaucoup plus approfondies pour les aider à gérer leur entreprise à un coût beaucoup plus faible. Le gagnant va être le comptable et la petite entreprise. "
Questions essentielles à poser sur les Outils de BI et de la visualisation des données
Si vous songez à parler des données avec vos clients, il existe quelques questions simples
qui vous aideront à déterminer quel outil est le meilleur.
Combien de sources dois-je visualiser?
Si vous souhaitez simplement visualiser les données dans un fichier comptable, vous pouvez commencer par un outil pour petites entreprises comme Fathom, Futrli ou Spotlight. Si vous voulez regarder plusieurs sources de données, telles que des CRM, des applications d'inventaire et d'autres systèmes opérationnels, puis vous devrez examiner des outils de Business Intelligence plus puissants.
Quels sont les niveaux de compétence des utilisateurs dans ma pratique?
Si vous voulez simplement tester les eaux, commencez par visualiser les données financières en premier. Vous pouvez vous entraîner à raconter des histoires avec des données à vos clients afin qu'ils puissent voir la valeur de l'analyse des données.
Lorsque vous êtes prêt à investir dans des compétences de nettoyage de données (également appelées ingénierie données), vous serez alors prêt à explorer les outils de Business Intelligence.
Vais-je travailler avec des partenaires?
Les agences d'ingénierie des données telles que dataSights et PT 2.0 travaillent avec des cabinets
configurer des clients sur des outils de business intelligence. Ces agences feront le travail difficile de
la connexion de sources de données à Microsoft Power BI ou Google Data Studio, puis
le comptable peut montrer des tableaux de bord au client. Cette approche vous donnera accès à
des outils plus puissants sans avoir à embaucher du personnel hautement qualifié.
Options pour l'entreprise
Les cabinets comptables travaillant avec de plus grandes entreprises peuvent les aider par le biais des affaires par des outils de business intelligence et de visualisation qui se connectent à des
systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) planification ressources d'entreprise à grande échelle. Il s'agit d'une opportunité relativement nouvelle, car les versions précédentes des outils d'analyse d'entreprise nécessitaient des connaissances en programmation pour générer des rapports.
Il y a deux ans, Oracle et SAP ont lancé des programmes d'analyse basés sur le cloud qui sont
plus facile à utiliser pour les entreprises.
Oracle Analytics Cloud et SAP Analytics Cloud sont conçus pour les chefs d'entreprise
et les analystes de créer leurs propres rapports à partir de très grands ensembles de données.
Ce passage au «self-service» dans la visualisation des données a rendu plus facile et plus rapide
décisions critiques. Il ouvre également la porte aux comptables travaillant avec des
grandes entreprises qui souhaitent fournir des conseils stratégiques.
Ces outils haut de gamme sont plus puissants que Microsoft PowerBI et Tableau dans la mesure où
ils sont conçus pour exécuter des modèles d'intelligence artificielle sur de très grandes quantités de données.
Le coût de ces outils s'est également effondré. SAP Analytics Cloud pour Business Intelligence
coûts pour 25 $ US par utilisateur par mois. Entreprises travaillant avec des entreprises de taille moyenne et des entreprises pour exécuter des bases de données Oracle ou SAP a désormais un moyen beaucoup moins cher et plus facile de trouver des informations dans les données.
Ce que vous devez savoir sur 12 des produits Business Intelligence entreprises les plus populaires
Voir le lien ci-dessous pour télécharger un tableau qui décrit certains des faits clés que les utilisateurs doivent connaître 12 des solutions de visualisation des données et des perspectives commerciales les plus populaires.
Les options énumérées ici ne sont en aucun cas exhaustives. L'inclusion d'un produit ne doit pas être
considéré comme une approbation par les comptables agréés Australie et Nouvelle-Zélande ou
Acuité. Toutes les informations contenues dans ce guide ont été fournies par les autorités
vendeurs. Les prix peuvent être sujets à changement.
Téléchargez le guide
Produits Business Insight
https://www.acuitymag.com/-/media/78f32eff9dd747d9be11166ff6a823d0.ashx
A propos de l'auteur
Sholto Macpherson a fait écrit sur la technologie comptable en tant qu'éditeur et fondateur de DigitalFirst.com depuis 2011. Il a écrit sur la technologie des affaires depuis 2000 et est un commentateur et conférencier fréquent sur la comptabilité en nuage dans les conférences, les magazines de l'industrie, les journaux et autres en ligne et diffusés médias
No comments:
Post a Comment