Mon premier voyage chez le fournisseur en tant que nouvel acheteur pour une entreprise de haute technologie a été de visiter les usines de deux nouveaux fournisseurs de plus en plus critiques. C'était le genre de voyage attribué à Le Prix est Juste . J'ai fait l'aller-retour avec deux cadres supérieurs, de Boston à San Francisco et à Seattle, sur des vols sans escale avec des surclassements en première classe. Nous avons séjourné dans des hôtels cinq étoiles et avons mangé dans les meilleurs restaurants. Nous nous sommes régalés de saumon frais et de petites discussions dans la salle à manger principale d'un fournisseur.
Si c'était le monde des visites fournisseurs, comptez-moi et passez le Poupon Gris.
La réalité s'est rapidement installée.
Après quelques voyages supplémentaires, j’ai arrêté de comparer ce premier voyage et repensé mes attentes concernant les visites chez les fournisseurs. Un bon voyage? Aucune correspondance de vol manquée, un hôtel à prix moyen qui ne se trouvait pas au bout de la piste, une voiture de location micro-compacte améliorée, un bretzel souple à l'aéroport et mon propre lit la nuit.
La vie en tant que responsable des achats n’a pas toujours été glamour, mais j’ai trouvé le moyen le plus efficace de gérer mes approvisionnements. Grâce à des visites en personne, je pourrais livrer des nouvelles (mauvaises et bonnes) face à face, apprendre à connaître et remercier les employés qui ont construit mes produits, résoudre des problèmes et approfondir la relation. Les fournisseurs ont apprécié cet effort - cela leur a montré à quel point ils étaient importants. Ils ont aimé montrer leurs installations et ont déploré que la plupart des clients ne soient jamais allés, même ceux qui se trouvaient à proximité.
Fournisseurs potentiels : Les meilleurs outils d'évaluation des fournisseurs incluent l'utilisation de vos cinq sens. Il n’ya pas de solution miracle pour rendre visite à un fournisseur potentiel et rencontrer la direction et les employés clés, visiter les installations, effectuer des audits opérationnels et financiers appropriés et en apprendre davantage sur les activités du fournisseur. C'est également un excellent moment pour discuter de vos objectifs commerciaux, identifier les domaines de risque et voir s'il existe un alignement nécessaire pour faire progresser la relation.
Principaux fournisseurs : une visite trimestrielle, semestrielle ou annuelle du "chez bébé" à des fournisseurs importants vaut la peine. Les revues de contrat, les mises à jour des feuilles de route technologiques, les revues de risque de la chaîne logistique et le partage des prévisions sont des points importants de l'agenda, tout comme les visites d'installations, en particulier lorsque vous pouvez voir vos commandes s'animer sur le lieu de fabrication ou être expédiées.
Fournisseurs ayant des problèmes de performances : dans ce cas, une visite sur site est encore plus critique. Les problèmes de fabrication, d'ingénierie, de qualité, d'administration et de communication peuvent être identifiés et résolus en temps réel. Les visites créent un sentiment d'urgence qu'il est difficile de transmettre au téléphone ou par courrier électronique.
J'ai travaillé pour deux entreprises du classement Fortune 500 qui incluaient des visites obligatoires des fournisseurs dans leur stratégie de gestion de la chaîne d'approvisionnement. Les attentes visaient notamment à visiter et à approuver tous les fournisseurs critiques, à entretenir des relations suivies avec les principaux fournisseurs et à travailler directement avec des fournisseurs peu performants. Les deux organisations ont fourni des cartes de voyage d'entreprise et des comptes de dépenses connexes pour faciliter les déplacements. L'un d'eux a même loué deux voitures dédiées aux visites de fournisseurs.
Je me souviens de quelques mois au cours desquels je devais effectuer une demi-douzaine d’examens sur les horaires bi-hebdomadaires d’une entreprise située à 350 milles de mon bureau. Mon réveil a sonné à 3 heures du matin pour prendre un vol à 6 heures, puis une réservation de voiture de location à 8 heures et une réunion avec le directeur général à 9 h 30. À 11 heures, j'étais de retour sur la route, revenant sur mes pas et rapportant mes conclusions à la haute direction. La situation des livraisons était résolue, mais je ne savais pas si mes visites auraient été utiles ou auraient peut-être été punies pour le choix de ce fournisseur.
[Les fournisseurs] ont aimé montrer leurs installations et ont déploré que la plupart des clients ne soient jamais visités, même ceux se trouvant à proximité.
Rich Weissman
Plongée dans la chaîne d'approvisionnement
Les visites des fournisseurs ont eu pour résultat positif de créer des relations internes soutenant le processus de gestion des approvisionnements. J'ai voyagé avec des collègues de l'ingénierie, de l'assurance qualité, de la recherche et développement, de la direction générale, des finances et d'autres départements fonctionnels. Ces experts en la matière ont souvent résolu des problèmes de conception, amélioré les communications, fourni un soutien et démontré un engagement général envers le fournisseur.
On connaît bien les compagnons de voyage et souvent personnellement. Ces collègues sont devenus des alliés dans le travail avec les fournisseurs.
Parfois, j'avais un motif inattendu d'inviter des collègues à rendre visite à un fournisseur. Ce fut une fenêtre d'opportunité pour expliquer les subtilités de la gestion de l'offre et peut-être changer leur vision sceptique d'un fournisseur.
Ce fut le cas d’un inspecteur de l’assurance qualité, ravi de cogner sur tout défaut de fournisseur, qui a rencontré son homologue fournisseur, a ouvert des lignes de communication et une nouvelle reconnaissance des défis de notre système d’évaluation de la qualité. Ou encore le responsable des finances, qui pensait que les fournisseurs facturaient trop cher, maintenant avec une meilleure compréhension du coût des matières premières et de l’impact des changements de calendrier sur la trésorerie de la société. Et l’ingénieur qui a découvert les erreurs sur les plans et s’est engagé à les corriger, en incorporant même les recommandations du fournisseur sur la manière de mieux concevoir la pièce.
Bien que l'imagerie numérique des défauts et les vidéos de problèmes de fabrication puissent effectivement aider à résoudre rapidement les problèmes, cela ne remplace pas une visite d'usine.
Rich Weissman
Plongée dans la chaîne d'approvisionnement
Il semble y avoir encore moins de guerriers de la route ces jours-ci. Certains professionnels de la gestion des approvisionnements me disent que la dotation en personnel, la charge de travail et les problèmes financiers limitent le nombre de déplacements qu’ils peuvent effectuer, limitant ainsi les visites des fournisseurs aux situations d’urgence. D'autres s'appuient sur l'analyse de données plutôt que sur les visites de site et substituent des outils de conférence en ligne et une imagerie numérique pour cette expérience de près.
Bien que l'imagerie numérique des défauts et les vidéos de problèmes de fabrication puissent effectivement aider à résoudre rapidement les problèmes, cela ne remplace pas une visite d'usine.
Pour moi, voir et entendre des machines en action, toucher des produits finis prêts à être expédiés, sentir l'huile de coupe et le lubrifiant et goûter au café de salle de conférence marginal a été un bon usage de tous mes sens.
A propos de l'Auteur
Rich Weissman est Praticien devenu professeur d'université, avec plus de vingt-cinq ans d'expérience pratique dans tous les aspects de la gestion de la chaîne d'approvisionnement. Il a été président de l'Institute for Supply Management - Grand Boston et récipiendaire du prix commémoratif Harry J. Graham, la plus haute distinction décernée par l'association. Il écrit et parle longuement des problèmes ayant une incidence sur la chaîne d'approvisionnement mondiale.
