La route menant au professionnel d' approvisionnement traverse souvent la campagne des achats indirects. Les employés nouvellement recrutés ou récemment promus dans la profession se voient souvent attribuer des achats indirects tels que des produits d'entretien, de réparation et d'exploitation. Ces achats étaient considérés comme à faible coût et de faible valeur, permettant ainsi au jeune acheteur d’être couvert au cas où il commettrait des erreurs d’approvisionnement ou de commande.
L'importance des achats indirects a été immédiatement diminuée en l'attribuant à l'acheteur novice qui devait acquérir son expérience sur des produits sans importance.
Après un virage réussi avec des achats indirects, l’acheteur a souvent été promu au poste de responsable des achats, achetant généralement des articles d’inventaire de faible valeur, tels que le matériel et les étiquettes, avant de commencer lentement à assumer de plus grandes responsabilités.
C'était considéré comme le moyen traditionnel de sortir du purgatoire des achats ... mais tout en ratant la vue d'ensemble.
L’activité réelle en matière des achats indirects ne concernait pas l’achat par le nouvel acheteur de fournitures de MRO à faible risque. CIO(Chief Information Officer/Directeur des systèmes d'information) était plutôt celui qui négociait les grands contrats de services informatiques, le directeur des ressources humaines négociait le dernier contrat de soins de santé, le chef de la société négociait le contrat de services de restauration et le stagiaire d’été signait le nouveau contrat de conception de sites Web. D'importants contrats achats indirects étaient en cours d'achèvement en dehors du domaine des achats, exposant ainsi la société à des risques financiers et opérationnels.
Une mauvaise gestion des achats de biens et services indirects peut être un frein pour le résultat net.
La différence entre les achats directs et indirects peut être source de confusion. Les matières directes sont utilisées dans le processus de fabrication, sont planifiées, ont généralement un numéro de pièce et une position de stock, puis sont revendues à des clients dans le cadre d'un produit fini. Les biens et services utilisés par une organisation mais qui ne font pas partie des produits finis sont considérés comme indirects.
Le montant des achats indirects peut en réalité être plus que des achats directs dans de nombreuses entreprises. Bien que l’accent soit souvent mis sur la micro-gestion de tous les aspects des matériaux directs, la mauvaise gestion des achats indirects de biens et de services peut peser sur les résultats.
Voici sept étapes pour améliorer la gestion des achats indirects.
1. Prenez le contrôle de tous les achats (directs et indirects) de l'entreprise
Les entreprises qui gèrent le mieux leurs achats indirects examinent leur processus d’approvisionnement, qu’il s’agisse de catégories achats directs ou indirects, de manière globale et professionnelle. Des outils de gestion des approvisionnements tels que l’approvisionnement stratégique, le suivi des performances des fournisseurs, un processus de négociation solide, une communication améliorée et une gestion globale des contrats doivent être utilisés pour toutes les activités d’approvisionnement, et non pas pour les achats directs.
Une gestion active des fournisseurs est essentielle dans toutes les catégories d'approvisionnement. L'organisation de gestion des approvisionnements a la responsabilité fiduciaire de dépenser l'argent d'une entreprise de manière éthique et responsable. En autorisant les activités d'achat de ceux qui ne sont pas des agents officiels de l'entreprise, celle-ci est menacée sur le plan juridique, annulant potentiellement des contrats et accords importants.
2. Analyser les dépenses
Utilisez des outils de gestion des produits pour analyser les achats indirects en matières premières indirectes. Identifiez les fournisseurs de chemins critiques, y compris ceux qui sont des fournisseurs uniques. Développez une liste de fournisseurs des achats indirects et codifiez les achats pour déterminer les habitudes des achats. Les schémas des achats devraient être analysés régulièrement et les principaux fournisseurs devraient être examinés régulièrement.
3. Examiner tous les contrats des achats indirects
Les achats indirects sont souvent fragmentés et les contrats peuvent être n'importe où. Localisez et prenez possession de tous les contrats. Examinez-les à la recherche de termes inappropriés, tels que des clauses persistantes, qui garantissent le renouvellement des contrats sur une base annuelle. Portez une attention particulière aux contrats de service pour vous assurer que le matériel encore sous contrat est effectivement utilisé. Renégocier les contrats au besoin. Tous les contrats en cours doivent être signés par les responsables des achats.
4. Élever le statut des achats indirects
Reconnaître l’importance des achats indirects et combler les écarts de statut perçus en créant une importance organisationnelle pour le secteur des produits de base. Certaines entreprises soulignent l’importance des achats indirects avec les postes de direction, et dans certains cas, elles se situent au niveau de la direction. Utilisez la dotation en personnel et le leadership appropriés dans ce domaine.
5. Créer des critères de performance fournisseurs indirects
Le suivi des performances des fournisseurs indirects est très différent du suivi des performances des fournisseurs de matériaux directs pilotés par ERP. Il est souvent de nature subjective et dépend de la perception de l’utilisateur interne de la qualité d’un service ou de la fourniture ou de la fonctionnalité d’un équipement.
Travaillez avec les principaux fournisseurs indirects pour voir comment ils suivent leur propre performance et l'intégrez dans un modèle de suivi de la performance réalisable. L’enquête auprès des principaux utilisateurs internes de matériaux indirects permet également de mieux comprendre les performances des fournisseurs. Faire de la gestion de la performance une partie du contrat.
6. Faites appel à des experts en la matière
Prendre le contrôle des achats indirects n'est peut-être pas une activité populaire dans de nombreuses entreprises, car les responsables fonctionnels peuvent avoir le sentiment d'être le meilleur juge du choix et de la gestion des fournisseurs. Atténuez les retombées politiques en les intégrant en tant qu'experts en la matière dans l'équipe de négociation afin de tirer parti de leur implication et de leur expertise. Dans de nombreux cas, ils sont soulagés de décharger la sélection de fournisseurs et la gestion des contrats vers la fonction appropriée.
7. Communiquer
La communication tout au long de la chaîne d'approvisionnement est importante et de nombreuses sociétés disposent de protocoles étendus pour communiquer des informations sur les prévisions, les informations sur les performances et des informations importantes telles que les conditions commerciales ou les réglementations en vigueur.
La communication des fournisseurs avec les fournisseurs indirects est également importante, car elle garantit leur pertinence. La société de fournitures de plomberie locale ou l’imprimeur souhaiterait recevoir des informations supplémentaires de la part de la société. Même les méga-compagnies d’assurance maladie ou de voyages ont des directeurs de comptes locaux qui sont responsables de l’activité et qui se réjouiraient de l’approfondissement des relations. Invitez des fournisseurs indirects importants dans votre communauté de fournisseurs.
A propos de l'Auteur
Rich Weissman est Praticien devenu professeur d'université, avec plus de vingt-cinq ans d'expérience pratique dans tous les aspects de la gestion de la chaîne d'approvisionnement. Il a été président de l'Institute for Supply Management - Grand Boston et récipiendaire du prix commémoratif Harry J. Graham, la plus haute distinction décernée par l'association. Il écrit et parle longuement des problèmes ayant une incidence sur la chaîne d'approvisionnement mondiale.
No comments:
Post a Comment