Processus opérationnels,d'affaires,d'entreprise - Pourquoi avez-vous besoin de la gestion des processus ?

Processus opérationnels,d'affaires,d'entreprise - Pourquoi avez-vous besoin de la gestion des processus?

Processus opérationnels ou d'affaires ou d'entreprise - Définition, étapes et attributs clés

Les processus opérationnels ou d'affaires ou d'entreprise sont un terme fréquemment utilisé dans tous les secteurs de l'industrie, et ils suscitent également beaucoup de confusion. Pour plus de clarté, voici toutes les informations dont vous avez besoin concernant ce qu’elles sont et les raisons pour lesquelles votre entreprise en a besoin.

Qu'est-ce qu'un processus opérationnel?

Un processus opérationnel est une série d'étapes effectuées par un groupe de participants (parties prenantes) pour atteindre un objectif concret. Chaque étape d'un processus technique correspond à une tâche affectée à un participant. C'est le bloc fondamental de construction de plusieurs idées connexes telles que la gestion des processus opérationnels, l'automatisation des processus, etc...

Bien qu'il y ait un déluge de choses écrites et dites sur  la gestion des processus opérationnels , il est difficile de trouver une réponse claire à la question «Qu'est-ce qu'un processus opérationnel?

Décomposons cela plus loin.

L'importance des processus opérationnels

La nécessité et les avantages d'un processus opérationnel sont assez évidents dans les grandes organisations. Un processus constitue la bouée de sauvetage de toute entreprise et l’aide à rationaliser les activités individuelles et à faire en sorte que les ressources soient utilisées de manière optimale.

Certaines des principales raisons pour lesquelles des processus opérationnels bien définis sont en place sont les suivantes:

• Identifiez les tâches qui sont importantes pour vos objectifs d'affaires plus larges
• Rationalisez-les pour améliorer l'efficacité
• Rationaliser la communication entre les personnes / fonctions / départements pour accomplir des tâches spécifiques
• Établissez une hiérarchie des approbations, le cas échéant, afin de garantir la responsabilité et une utilisation optimale des ressources
• Évitez que le chaos s'infiltre dans vos opérations quotidiennes
• Standardisez un ensemble de procédures pour effectuer des tâches qui comptent vraiment pour votre entreprise

Comment créer un processus opérationnel?

1. Définir vos objectifs
2. Planifier et cartographier votre processus
3. Définir des actions et affecter des participants(parties prenantes)
4. Tester le processus
5. Implémenter le processus
6. Surveiller les résultats
7. Répéter

Étape 1: Définissez vos objectifs

Quel est le but du processus? Pourquoi a-t-il été créé? Comment saurez-vous si c'est réussi?

Étape 2: Planifiez et tracez votre processus

Quelles sont les stratégies nécessaires pour atteindre les objectifs? C'est la feuille de route générale pour le processus.

Étape 3: Définir les actions et affecter les parties prenantes ou intervenants ou participants

Identifiez les tâches individuelles que vos équipes et vos machines doivent effectuer pour exécuter le plan.

Étape 4: Testez le processus

Exécutez le processus à petite échelle pour voir comment il se comporte. Remarquez les lacunes et effectuez des ajustements.

Étape 5: Mettre en œuvre le processus

Commencez à exécuter le processus dans un environnement en direct. Communiquer et former correctement toutes les parties prenantes.

Étape 6: Surveillez les résultats

Passez en revue le processus et analysez ses modèles. Documenter l'historique des processus.

Étape 7: Répétez

Si le processus est capable d'atteindre les objectifs définis, répliquez-le pour les processus futurs.

Exemple de processus opérationnel

À titre d'exemple, prenons le processus de marketing de contenu. C'est un processus que vous trouverez dans tous les départements marketing. Le problème, c’est que le processus peut être assez agité et chaotique, à moins de connaître le processus. Il y aura des écrivains, des concepteurs, des experts en référencement et des concepteurs Web, qui travailleront tous ensemble pour créer un contenu unique.

Naturellement, cela implique beaucoup d'étapes et de communication.

Bien que cela puisse varier d’une organisation à l’autre, les étapes de base seraient les suivantes.

• L'auteur du contenu recevrait le brouillon et rédigerait le contenu, qu'il s'agisse d'un article de blog ou d'une copie. Le premier brouillon est rédigé et examiné pour créer le brouillon final, qui est ensuite transmis à la personne suivante du flux de travail.
• L'éditeur examine le contenu pour s'assurer qu'il ne contient aucune erreur de grammaire ou de copie. Une fois que cela est fait, cela passe au concepteur.
• Le concepteur prend le contenu et ajoute des infographies ou des images adaptées au contenu.
• Après cela, l'expert en référencement examine l'article pour s'assurer que les mots clés sont tous présents, comme il se doit, et apportent éventuellement des modifications.
• Une fois cela fait, l'article est publié sur Internet, avec l'équipe de marketing promouvant la visibilité.

Si le contenu est un travail de copie, les ingénieurs Web disposent d'une étape supplémentaire pour coder le site Web en fonction des modifications nécessaires.

Quels sont les attributs essentiels d'un processus opérationnel idéal?

Il existe 4 attributs essentiels qui constituent un processus opérationnel idéal:

1. Fini  - Un bon processus métier a un point de départ et un point d'arrivée bien définis. Il a également un nombre fini d'étapes.
2. Répétable  - Un bon processus technique peut être exécuté un nombre indéfini de fois.
3. Crée de la valeur  - L'objectif final est de traduire la création de valeur en tâches exécutables et ne comporte aucune étape dans le processus, rien que pour le plaisir de le réaliser. En d’autres termes, si une étape du processus n’ajoute pas de valeur, elle ne devrait pas exister.
4. Flexibilité  - Il est naturellement construit pour être flexible et ne pas être rigide. Lorsqu'il existe une marge d'amélioration identifiée, le processus permet d'absorber ce changement sans affecter de manière opérationnelle ses parties prenantes.

Et c'est ce qu'est le flux de processus opérationnel

Un  flux de processus opérationnel  est une représentation du processus que vous créez. Cela ressemble généralement à un formulaire ou à un organigramme. Chaque flux de processus opérationnel est composé d'étapes et, à l'intérieur de chaque étape, des champs (ou étapes) doivent être complétés.

Processus opérationnel et BPM

Si les processus sont des rouages ​​d'une entreprise, la gestion des processus opérationnels (Business Process Management BPM) est la maintenance et le support de la propriété pour que les rouages ​​fonctionnent et restent en bon état.

Lorsqu'un processus opérationnel prend plus de temps de travail, il a tendance à vaciller et à mal fonctionner. Une initiative de BPM peut établir un cadre robuste pour minimiser les complexités et créer une base solide permettant au processus de résister aux défis.

La gestion des processus opérationnels est un paradigme d'amélioration des processus permettant aux entreprises de réduire les coûts, les délais et les ressources. La gestion des processus opérationnels vous aide à éliminer les redondances et à améliorer l'efficacité.

Quels sont certains termes liés aux processus opérationnels?

Business Process Automation  - Il s'agit d'une stratégie axée sur la technologie pour automatiser un processus opérationnel afin de le réaliser à moindre coût et dans un délai plus court. Il est extrêmement utile pour les processus opérationnels simples et complexes. Parmi les domaines dans lesquels l'automatisation des processus opérationnels est très utile, citons:

• Atteindre une plus grande efficacité
• Réduire l'erreur humaine
• S'adapter à l'évolution des besoins de l'entreprise
• Clarifier les rôles et les responsabilités

BPM  - Il s'agit d'une approche systématique visant à rendre les processus d'une entreprise plus efficaces et dynamiques afin de répondre aux besoins changeants des entreprises. L’amélioration continue est l’un des principes fondamentaux du BPM et vise à le placer au centre de toutes ses initiatives. Le BPM est une approche continue visant à améliorer continuellement l'exécution des processus opérationnels. Plusieurs solutions logicielles cloud et sur site sont disponibles pour implémenter le BPM.

Modélisation des processus opérationnels  - Il s'agit d'une représentation schématique / structurelle du flux des activités d'affaires dans une organisation ou une fonction dans une organisation. Son utilisation principale est de documenter et de baser le flux actuel d’activités afin d’identifier les améliorations permettant d’accomplir rapidement les tâches. Ils suivent généralement une norme telle que la notation de processus de processus d'affaires (Business Process Modeling Notation BPMN), qui est une norme acceptée à l'échelle mondiale à laquelle la plupart des professionnels des processus s'identifient facilement. Cependant, un logiciel de modélisation de processus tel que  KiSSFLOW  permet même à un utilisateur professionnel de modéliser un processus en fonction d'une étape à l'autre, sans avoir à connaître la notation de modélisation.

Business Process Improvement  - Il s'agit d'une initiative de planification stratégique visant à remodeler les processus opérationnel en fonction des opérations, des niveaux de complexité, des compétences des employés, etc. afin de rendre l'ensemble du processus plus significatif et efficace et de contribuer à la croissance globale des activités. Il s'agit d'un moyen plutôt radical de redécouvrir des moyens plus efficaces de gérer un processus opérationnel plutôt que de prendre de petites étapes incrémentielles. Il commence généralement par la cartographie des processus et son objectif principal est d'aligner les ressources informatiques sur les objectifs de l'entreprise. Il existe de nombreux outils d'amélioration des processus sur le marché, qui vous aideraient dans cette tâche.

Réingénierie des processus opérationnels/Business Process Reengineering  - Il s'agit d'une refonte complète des processus opérationnels après une analyse approfondie afin de générer un impact considérable. Cela implique d'identifier le cœur de l'inefficacité, d'éliminer des tâches qui n'apportent aucune valeur ajoutée et même de mettre en œuvre un changement complet de la manière dont un processus est conçu pour générer une transformation globale.

Business process optimisation prend un processus existant et utilise des outils d’analyse et d’extraction des processus opérationnels pour éliminer les goulots d’étranglement et d’autres inefficacités significatives d’un processus.

Business process mapping  est une procédure permettant de documenter, clarifier et décomposer les séquences de processus en étapes logiques. Le mappage est effectué sous forme écrite ou visualisé à l'aide d'organigrammes. Choisissez un  logiciel de mappage de processus  qui permette aux utilisateurs professionnels de mapper tous les processus en fonction d'étapes logiques avec une interface visuelle intuitive.

Business process analysis consiste à identifier les besoins de l’entreprise et à choisir les solutions qui résolvent le mieux les problèmes de l’entreprise. Cela peut consister en une amélioration des processus, l’élaboration de politiques, un changement organisationnel ou une planification stratégique.

Business process integration  permet de définir un modèle de processus définissant la séquence, la hiérarchie, les événements, la logique d'exécution et le mouvement des informations entre des systèmes résidant dans la même entreprise.

Business process Simulation  est un outil d'analyse des processus métier permettant de mesurer les performances, de concevoir des processus de test, d'identifier les goulots d'étranglement, de tester les modifications et de déterminer le fonctionnement d'un processus dans différentes conditions environnementales avec différents jeux de données.

Business process transformation  est un terme qui signifie changer radicalement une série d'actions nécessaires pour atteindre un objectif métier spécifique. L'objectif est de s'assurer que les employés, les objectifs, les processus et les technologies d'une entreprise sont tous en ligne.

Business process Monitoring  est la surveillance active des processus et des activités de l'entreprise pour aider la direction à mieux comprendre les transactions et les processus importants au sein d'une entreprise. Cela aide les responsables à mieux comprendre le fonctionnement de leurs processus et s’ils s’alignent sur les objectifs de la société.

(Crédit: https: //kissflow.com/)