Par Matthew Finnegan
Reporter principal, Computerworld
Le programme de collaboration, de messagerie de groupe et de vidéo de Microsoft continue d’évoluer. Voici comment Microsoft Teams s’inscrit dans le marché en plein essor des logiciels de collaboration et ce que vous devez savoir pour l’évaluer par rapport à des rivaux comme Slack, Zoom et d’autres.
Microsoft Teams est un espace de travail collaboratif au sein de Microsoft 365/Office 365 qui agit comme un hub central pour les conversations en milieu de travail, le travail d’équipe collaboratif, les conversations vidéo et le partage de documents, le tout conçu pour aider la productivité des travailleurs dans une suite unifiée d’outils.
Lancé en 2017 en tant que rival du pionnier de la collaboration Slack, Microsoft a vu l’utilisation des équipes exploser à 75 millions d’utilisateurs actifs quotidiens que la pandémie COVIDE-19 s’est aggravée, selon les statistiques publiées par Microsoft en avril. La société a appelé Teams l’application d’affaires à la croissance la plus rapide de son histoire.
Depuis le lancement — et stimulé par la pression en faveur de la connectivité au travail à domicile — les équipes sont passées sous les feux de la rampe en tant qu’élément clé de la stratégie de productivité et de collaboration en milieu de travail de Microsoft.
« Les équipes sont apparues comme un produit vedette plutôt que comme un add-on qui est regroupé dans une suite de productivité plus grande », a déclaré Raul Castanon, analyste principal chez 451 Research / S&P Global Market Intelligence.
Les équipes peuvent servir d’alternative aux communications par courriel, voire remplacer, mais elles agit aussi plus largement pour connecter les travailleurs et leurs applications, en particulier pour les travailleurs à distance. Considérez-le comme une « traduction numérique d’un espace de bureau ouvert », comme l’a dit un porte-parole de Microsoft.
L’espace de travail collaboratif sert de tissu conjonctif qui rejoint les applications Microsoft 365 combler un « vide critique » pour Microsoft, a déclaré Dux Raymond Sy, directeur de la marque, MVP de Microsoft et directeur régional chez Le partenaire de Microsoft AvePoint. « Microsoft a vu très tôt qu’un hub intégré réunissant des conversations persistantes, des fichiers et des vidéoconférences allait être l’avenir de la collaboration d’entreprise », a déclaré M. Sy.
Teams est disponible sous forme d’application de bureau, via un navigateur Web et en tant qu’application mobile. Il est pris en charge dans tous les principaux systèmes d’exploitation, tels que Windows, macOS, iOS et Android.
Comment utiliser les équipes Microsoft : canaux, équipes et messagerie
Les équipes se composent d’une ou de plusieurs « équipes » — essentiellement des groupes d’employés au sein d’une organisation, comme le personnel du département de marketing ou de conception. Les équipes peuvent varier en taille et en portée d’une entreprise entière jusqu’à un groupe d’intérêt partagé plus ciblé.
Lorsqu’une équipe est configurée pour la première fois, un groupe Microsoft 365 est créé automatiquement, ainsi que des services associés tels qu’un site SharePoint et un accès OneNote. En un sens, les équipes vont plus loin que les groupes, agissant comme un thread plus tangible reliant les utilisateurs et les applications à travers l’organisation. « C’est toujours l’épine dorsale d’Office 365. Mais maintenant, Microsoft peut centrer leur histoire de productivité et d’intégration autour des équipes plutôt que des groupes », a déclaré Sy.
MicrosoftChaque équipe se compose de « canaux » individuels qui ont tendance à avoir une orientation plus définie, comme un projet de travail ou un sujet. Les canaux sont des salles de chat de groupe qui sont mieux adaptées aux conversations rapides que les communications asynchrones comme le courrier électronique.
Il existe deux types principaux de canaux : les chaînes privées sont adaptées aux conversations confidentielles, ce qui peut être particulièrement utile pour les équipes juridiques ou financières, tandis que les canaux « standard » permettent à n’importe qui dans un espace de travail de voir ce qui a été écrit et d’accéder aux fichiers partagés.
Un canal « général » est activé par défaut et les administrateurs peuvent en ajouter d’autres pour répondre aux exigences de leur équipe. Chaque canal contient des onglets avec des fichiers et des applications partagés pour faire le travail sans changer d’écran. Les équipes peuvent réduire considérablement la commutation des applications, selon un rapport Forrester, ce qui permet à chaque travailleur d’économiser entre 15 et 25 minutes par jour.
En plus d’utiliser des conversations de groupe dans un canal, les travailleurs peuvent envoyer des messages directs à des collègues en privé ou en ajouter d’autres à une conversation de groupe ad hoc.
Les équipes contiennent les fonctionnalités habituelles de messagerie instantanée attendues d’une application de chat d’entreprise, y compris les emojis, les GIF, l’édition de texte enrichi, les @mentions, les conversations filetées, les bots et la possibilité de partager des fichiers. Si nécessaire, les utilisateurs peuvent passer de la messagerie à un appel vidéo en un clic. Les discussions peuvent être désactivées pour arrêter les notifications, ou une conversation importante peut être épinglée en haut de la liste de chat.
MicrosoftLa navigation doit être familière à toute personne qui a déjà utilisé un outil de collaboration, bien que les utilisateurs effectuant le passage de l’e-mail pour la première fois peuvent avoir besoin d’un peu de temps pour s’habituer à l’interface utilisateur.
La barre supérieure contient des flèches de navigation, un outil de recherche pour trouver des messages, des fichiers et des personnes au sein d’une organisation, et un moyen de lancer des applications. Le menu du coin supérieur droit donne accès à différents paramètres, y compris l’état de disponibilité.
Une barre latérale à gauche (de l’application de bureau) contient des raccourcis vers des éléments d’équipes avec lesquels les utilisateurs interagissent le plus fréquemment. Les applications de chat, d’appels, d’équipes et de fichiers côtoient un fil d’actualité activité pour les mentions, réponses et autres notifications. Il ya aussi un raccourci vers l’App Store Équipes, où approuvé Microsoft et des logiciels tiers peuvent être lus et ajoutés à la barre latérale pour un accès rapide. Des applications tierces et Microsoft 365 peuvent également être ajoutées pour personnaliser la barre de gauche.
Comment utiliser les équipes Microsoft : productivité
Les équipes ne se concentrent pas uniquement sur la messagerie en temps réel; les utilisateurs peuvent travailler en collaboration sur des documents de l’application. C’est là que la force de la suite d’applications de productivité de Microsoft offre un avantage clé sur ses rivaux, servant de hub ou de connecteur au portefeuille plus large d’outils Microsoft 365.
Sans quitter les équipes, les utilisateurs peuvent co-modifier Word, Excel, PowerPoint et d’autres types de fichiers en temps réel. Les documents de la section « fichiers » sont stockés sur OneDrive et peuvent stocker et accéder aux fichiers. (Il ya des options pour utiliser Box et Egnyte, aussi.)
Les équipes se synchronisent avec les calendriers Outlook pour fournir un accès facile aux planifications et configurer des réunions. Il existe également une intégration profonde avec l’application de réseautage social d’entreprise Yammer grâce à l’application Communautés pour les équipes et l’accès au contenu SharePoint au sein des équipes.
Microsoft a également introduit cette année de nouvelles applications conçues pour une utilisation au sein des équipes.
« Tâches » a été lancé plus tôt cette année en tant que remplaçant dédié aux équipes pour Le Planificateur au sein des équipes, combinant les fonctionnalités des applications Planner et To Do. Les tâches (qui est toujours appelée Planificateur pour l’instant) aident les utilisateurs à suivre le travail individuel et en équipe, avec la possibilité d’attribuer des tâches et de surveiller les progrès à l’aide d’une variété de vues, y compris les cartes de style Kanban.
Un autre ajout récent est Lists, qui combine des fonctions de base de données et de feuilles de calcul pour gérer l’information afin de planifier des événements, de suivre le recrutement ou d’aider les nouveaux employés à bord.
Les équipes ne s’adressent pas seulement aux employés de bureau. Les soi-disant « travailleurs de première ligne », tels que les techniciens de terrain, le personnel de vente au détail et les travailleurs hospitaliers, sont devenus un centre d’intérêt croissant pour Microsoft au cours des deux dernières années.
Une variété de capacités ont été introduites pour les travailleurs qui ont tendance à compter sur un appareil mobile plutôt que de s’asseoir à un bureau. Il s’agit notamment de Shifts, une application de gestion de planification pour gérer les quarts de travail, et Kaizala, qui fournit une application de messagerie simple semblable à WhatsApp, mais avec des fonctionnalités de sécurité d’entreprise.
Comment utiliser les équipes Microsoft : réunions vidéo et vocales
Les conférences vidéo et audio sont une partie de plus en plus importante des équipes, qui ont effectivement remplacé l’application Skype Entreprise Online largement utilisée par Microsoft.
Cela a été particulièrement vrai pendant la pandémie, car les entreprises se sont empressées de faciliter les réunions virtuelles entre les membres du personnel travaillant à distance. Microsoft a fait état d’une augmentation de 1000% des réunions vidéo au cours du mois de mars, les entreprises ayant fermé leurs portes et envoyé des travailleurs chez eux, parallèlement à un bond considérable du nombre total d’utilisateurs actifs quotidiens, qui sont tombés de 32 millions début mars à 75 millions à la fin avril.
« L’avantage le plus pertinent des équipes Microsoft aujourd’hui est qu’il permet essentiellement le travail à domicile », a déclaré Sy. « Des fonctionnalités comme la vidéoconférence, le partage d’écran et la collaboration et le co-travail faciles sur les fichiers aident les entreprises et les employés à être encore plus productifs qu’ils ne l’étaient avant la pandémie à bien des égards. »
MicrosoftPour tirer parti du changement rapide dans le comportement de travail — et aider à soulager la fatigue par vidéoconférence — Microsoft a rapidement ajouté de nouvelles fonctionnalités pour améliorer les capacités de travail à distance, avec les appels vidéo un point de mire clé.
L’une des innovations majeures a été l’introduction du mode Ensemble cet été; il crée un environnement virtuel tel qu’une salle de conférence ou un café, recadrage des flux vidéo utilisateur et de les recueillir dans un environnement plus réaliste (au moins, par rapport à Brady Bunch-stylecarrés) pour créer un espace partagé qui est plus propice aux conversations. Microsoft a ajouté plus de telles scènes et mises en page personnalisées en Septembre.
Pour aider à réduire les distractions, la suppression du bruit en temps réel a été ajoutée. Il utilise des algorithmes d’apprentissage profond pour filtrer le bruit de fond indésirable et ne conserver que le signal de la parole.
Les équipes disposent également de fonctionnalités d’appel vidéo de base telles que des arrière-plans personnalisés, le partage d’écran, le levage de mains, l’enregistrement et les légendes en direct. Une autre caractéristique très demandée — les salles d’évasion — devrait arriver d’ici la fin de 2020.
Outre les appels vidéo de groupe, les clients peuvent utiliser teams pour les émissions à l’échelle de l’entreprise, la vidéo en direct pour un jusqu’à 10 000 employés (ou 20 000 avec le module de licence Advanced Communications).
La fonctionnalité d’appel audio inclut la messagerie vocale dans le cloud, les files d’attente d’appels, le routage direct vers les fournisseurs de télécommunications existants et la conférence audio.
Équipes Microsoft : intégrations et automatisations
Microsoft se concentre principalement sur l’intégration avec ses propres applications ; il n’est pas surprenant qu’il accuse un retard par rapport à l’ampleur des intégrations externes. Cela dit, Microsoft a également construit une gamme impressionnante d’intégrations tierces et a lancé son répertoire d’applications en 2018.
L’App Store propose une gamme d’options : applications personnelles, bots, onglets, connecteurs et messagerie. Ceux-ci sont déployés et interagi avec de différentes façons. Par exemple, les applications « onglets » sont installées dans les canaux, tandis que les connecteurs affichent des informations d’un service externe dans un canal.
Les applications populaires incluent des outils de gestion de projet tels que Trello, Smartsheet et Wrike; mind-mapping et des applications de planification créative telles que Mindmeister et Mural; et des outils informatiques et axés sur les développeurs tels que ServiceDesk, Bitbucket et PagerDuty.
Les développeurs peuvent également créer et intégrer leurs propres applications, bots et onglets internes, à l’aide de la plate-forme de développement des équipes. Microsoft permet également aux développeurs d’applications tiers d’intégrer leur propre logiciel dans l’expérience de réunion des équipes avant, pendant et après un appel vidéo.
Il existe également des moyens plus simples de créer des applications et des flux de travail personnalisés dans les équipes, avec des options sans code et de code faible.
Les applications commerciales personnalisées construites avec l’outil Power Apps à faible code de Microsoft peuvent être incorporées dans les équipes, tandis que Project Oakdale permet aux utilisateurs de « construire, déployer, partager, utiliser et administrer des solutions Power Apps » — sans quitter les équipes. Et Power Virtual Agents permet aux utilisateurs de créer des chatbots sans code.
Power Automate permet la création de fonctionnalités d’automatisation du flux de travail, permettant aux utilisateurs de créer des « flux » pour automatiser les tâches, telles que les approbations, à partir des équipes.
MicrosoftMicrosoft Teams : feuille de route des fonctionnalités
Microsoft dispose d’un site Web — UserVoice — dédié à la collecte des commentaires des clients et des suggestions pour de nouvelles fonctionnalités. Les équipes publient leurs idées, et Microsoft donne une indication de l’état du développement de fonctionnalités, par exemple s’il est activement travaillé, sur l’arriéré, ou sur le point d’être publié.
Les changements les plus demandés à la fin de 2020 sont les suivants :
- Réponses à un message spécifique dans le chat sur l’application de bureau Équipes (29 674 votes)
- Accès simultané à plusieurs comptes d’équipes (27 915)
- La capacité de déplacer un projet ou un canal d’une équipe à une autre (24 985)
- L’inclusion des calendriers de groupe dans les équipes (19 340)
Il ya aussi un site de feuille de route qui détaille les fonctionnalités en développement. Actuellement en préparation pour la sortie sont une nouvelle expérience de partage de fichiers, l’intégration avec RealWear HMT-1 et HMT-1Z1 lunettes intelligentes, et la possibilité d’épingler des messages dans un canal.
Microsoft Teams vs Slack (et d’autres concurrents)
Slack est considéré comme le principal rival des équipes. Microsoft aurait envisagé un achat de 8 milliards de dollars de Slack en 2016, avant que le fondateur Bill Gates et le PDG Satya Nadella ont opposé leur veto à ces plans en faveur de la construction de Microsoft sa propre application.
Bien qu’il y ait certainement des domaines de fonctionnalité qui se chevauchent, l’objectif des deux applications diverge de certaines façons significatives.
Bien que Slack dispose de capacités vidéo et vocales, il s’appuie en grande partie sur les partenaires ici, en gardant son accent sur le chat ainsi que la connexion des diverses applications de communication et d’affaires que les entreprises comptent sur régulièrement. Le PDG Stewart Butterfield a récemment décrit le logiciel comme un « tissu d’intégration léger » qui sera utilisé dans toutes les organisations.
