Selon le Project Management Institute, 9,9 % de chaque dollar investi dans un projet est gaspillé en raison de la piètre performance du projet. C’est 99 $ pour chaque 1 000 $ dépensé. Si vos projets sont en cours d’exécution sur le budget, jetez un autre coup d’oeil à la façon dont vous planifiez les tâches et les ressources. Deuxième seulement à la sélection d’une bonne équipe de projet, un calendrier bien conçu est la clé pour avoir un projet réussi.
TL;DR (Trop long; N’a pas lu)
Un calendrier de projet identifie les délais et les tâches interdépendantes et attribue des dates aux ressources requises. Par conséquent, un calendrier est un outil important pour mener à bien les projets à temps et à budget.
Le but des calendriers de projets
Le calendrier du projet doit être basé sur une structure de répartition des travaux (WBS), qui répertorie toutes les tâches et les objectifs du projet. Le calendrier place ces tâches dans une séquence d’événements liés avec des dates et, dans certains cas, les heures pour chacun d’eux à démarrer et à terminer.
Le calendrier du projet crée un modèle pour l’ensemble du projet afin de guider le travail effectué et de mesurer les progrès par rapport à un calendrier fixe. Si le projet change, le calendrier détaille :
- Exigences en matière de temps de tâche.
- Interdépendances entre les différentes tâches et les différentes ressources.
- Disponibilité des ressources, y compris les membres de l’équipe.
- Contraintes de temps et goulots d’étranglement.
Le calendrier du projet sert d’outil de gestion pour superviser l’avancement du projet ainsi que pour évaluer d’autres stratégies pour atteindre les objectifs du projet. Il est également utilisé pour contrôler les coûts et optimiser les ressources.
L’importance de la gestion des ressources dans les calendriers des projets
La façon dont vous gérez les ressources peut faire ou casser un projet. Les ressources peuvent inclure des personnes, de l’équipement et des outils, et des emplacements. Si l’équipement arrive en retard, les gens sont programmés pour d’autres projets, quelqu’un oublie les outils nécessaires ou une pièce que vous devez accéder est verrouillée, le calendrier est retardé et cela pourrait compromettre le projet.
Les ressources doivent être planifiées dans le projet ainsi que les tâches. Cela garantit non seulement que les ressources seront disponibles en cas de besoin, mais il peut également réduire les coûts en veillant à ce que les ressources ne sont pas réservées au projet jusqu’à ce qu’elles soient nécessaires. Par exemple, si vous devez louer de l’équipement pour le projet, vous pouvez planifier des tâches qui nécessitent l’équipement le plus près possible, puis planifier l’arrivée de l’équipement quand il est nécessaire et être retourné dès que la dernière tâche nécessitant qu’il soit terminé.
Outils de planification de projet
Le logiciel de gestion de projet ou le logiciel de planification de projet est, de loin, le meilleur moyen de suivre les projets. Les calendriers et les feuilles de calcul ne sont pas beaucoup mieux que d’utiliser du papier et du stylo simplement parce qu’ils manquent de fonctionnalités importantes. Le logiciel que vous choisissez doit :
- Définissez les flux de travail de projet.
- Identifiez la trajectoire critique du projet.
- Ajustez automatiquement les horaires lorsque des modifications sont apportées.
- Offrez des outils de visualisation comme les graphiques Gantt.
- Générer des rappels et des alertes lorsque les tâches sont dues ou des délais passés.
Il existe de nombreuses applications de gestion de projet et de planification de projets disponibles dans une gamme de prix. La plupart d’entre eux offrent également des essais gratuits, y compris:
- Prévision
- Celoxis
- Ruche
- ProjectManager.com
- monday.com
- Mavenlink
- Workfront
- Microsoft Project Online
- Wrike
- Asana
Processus de planification de projet
Le processus de planification commence après avoir établi les objectifs du projet, sélectionné votre équipe, déterminé un budget et développé un WBS. Il s’agit des réponses souvent compliquées à quatre questions simples :
- Que faut-il faire?
- Combien cela va-t-il coûter??
- Quand doit-il être terminé?
- Qui fera le travail?
Une fois ces réponses établies, vous pouvez alors commencer à affecter des dates et des ressources aux tâches requises répertoriées dans le WBS. Les tâches doivent être organisées en fonction de leurs dépendances. Si vous construisez une maison, par exemple, le cadrage ne peut pas monter jusqu’à ce que la fondation ait séché, des charpentiers sont disponibles et le bois est arrivé.
Une fois que l’horaire original a été établi, vous devrez confirmer que les ressources requises sont disponibles à leurs dates requises. S’ils ne sont pas disponibles, vous devrez reprogrammer ces tâches ou trouver des ressources de remplacement. Cela peut se produire tout au long du cycle de vie d’un projet. Les gens tombent malades et les fournitures arrivent souvent en retard. C’est pourquoi vous devez toujours afficher un calendrier comme un document vivant qui est mis à jour au besoin jusqu’à ce que le projet soit terminé.
À propos de l’auteur
Auteur publié, David Weedmark conseille les entreprises sur la technologie, les médias et le marketing depuis plus de 20 ans et enseigne l’informatique au Collège Algonquin. Il est actuellement propriétaire de Mad Hat Labs, une entreprise de conception web et de conseil en médias. David a écrit des centaines d’articles pour des journaux, des magazines et des sites Web, y compris American Express, Samsung, Re/Max et le New York Times About.com.
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