Comment utiliser Microsoft Planner pour gérer vos projets

Microsoft Planner peut vous aider à créer et à partager des plans et des projets d’affaires. Voici les étapes pour l’utiliser.

Image: iStockphoto/Tanya St

Microsoft Planner vous offre un moyen visuel de suivre et de gérer des projets et d’autres travaux au sein des équipes d’affaires. Disponible sur le Web et en tant qu’application mobile, Planner sert de hub où tous les membres de l’équipe peuvent créer des plans d’affaires et organiser des tâches afin que les autres membres puissent les afficher et y accéder. Comment fonctionne Microsoft Planner et comment pouvez-vous et vos collègues membres de l’équipe l’utiliser pour gérer vos projets et tâches ? Voyons ça.

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Microsoft Planner nécessite un abonnement Business, Business Premium ou Educational à Office 365. Les utilisateurs du plan d’accueil ou d’autres versions grand public d’Office 365 ne pourront pas y accéder. Si vous avez un compte Office 365 admissible avec votre organisation, connectez-vous au site Microsoft Planner avec votre nom d’utilisateur et mot de passe Office 365. Sur votre site Web Microsoft Planner, votre première étape consiste à concevoir un plan. Cliquez sur le bouton pour créer un plan (Figure A).

Figure A

At the New Plan window, type a name for your business plan. Choose one of the two access options: 1) Public - Anyone In My Organization Can See Plan Contents; or 2) Private – Only Members I Add Can See Plan Projects. Click the Options arrow and add a group description if you wish. Click the button to Create Plan (Figure B).

Figure B

Your next action depends on which option you chose--Public or Private. If you chose public access, then you can start assigning tasks. If you chose private access, then you may want to take this time to invite other people to the project plan. For the latter, click on the ellipsis icon and select Members. That action opens Outlook with your project group listed. Click on the link to Invite Others.

You can invite people internal or external to your organization. People outside your organization are invited as guests who will receive email notices and can access content in the group project. Click on the Copy Link button to copy a shareable link, or click on the Email button to send an invitation email to the people you'd like to join the group (Figure C).

Figure C

Alternatively, click on the link to Manage Group Members in Outlook. Then click on the link to Add Members. Choose the members you wish to add and click the Add button (Figure D). Then close the window.

Figure D

Close Outlook and return to Microsoft Planner. Click the button to Add Task. Type the task name, enter a due date, and then assign the task to a group member. Click the button to Add Task (Figure E). Continue to add and assign tasks this way to members of the group.

Figure E

Ensuite, vous pouvez créer des seaux pour organiser les différentes tâches par type de travail, département ou d’autres critères. Pour ce faire, cliquez sur le lien pour ajouter un nouveau seau. Tapez un nom pour le seau. Vous pouvez ensuite ajouter des tâches directement à ce seau (Figure F).

Figure F

Lorsque vous et d’autres membres du groupe effectuez des tâches, il suffit de cliquer sur leurs cercles pour indiquer qu’ils ont été terminés. Vous pouvez ensuite vérifier les tâches terminées et en cours de deux façons différentes. Cliquez sur l’en-tête Graphiques pour afficher l’avancement de toutes les tâches (Figure G).

Figure G

Cliquez sur l’en-tête Planification pour afficher une vue de calendrier des tâches assignées et parcourez les mois pour afficher l’état de toutes les tâches (Figure H).

Figure H

Cliquez sur l’icône ellipse pour une tâche spécifique. Dans le menu, vous pouvez lui attribuer une étiquette de couleur, l’attribuer à une autre personne, copier la tâche, copier un lien vers la tâche, déplacer la tâche vers une autre liste ou supprimer la tâche (Figure I).

Figure I

Cliquez sur la tâche elle-même. Vous pouvez maintenant ajouter plus de détails, y compris une date de début, l’avancement de la tâche, la priorité, les notes et une pièce jointe (Figure J). Fermez la fenêtre de tâche lorsqu’elle est terminée.

Figure J

Ensuite, cliquez sur l’icône ellipse pour un plan spécifique. Ici, vous pouvez l’ajouter comme favori, l’exporter vers Excel, l’ajouter à votre calendrier Outlook et exécuter d’autres commandes (Figure K).

Figure K

Pour créer un nouveau plan, cliquez sur l’entrée Nouveau plan dans la barre latérale gauche. Pour afficher tous vos plans, cliquez sur l’entrée Du centre de planification dans la barre latérale. Cliquez sur l’entrée Mes tâches pour voir les tâches qui vous sont assignées.

Enfin, vous pouvez utiliser l’application mobile Microsoft Planner pour suivre et travailler avec vos plans et tâches. Pour obtenir l’application, cliquez sur le bouton Obtenir l’application dans le hub de planification et entrez votre numéro de téléphone mobile. Vous pouvez également saisir l’application directement à partir de l’App Store d’Apple pour un iPhone ou un iPad, et de Google Play pour un appareil Android.

À propos de l’Auteur

Lance Whitney est un rédacteur et formateur en technologie indépendant et un ancien professionnel de l’informatique. Il a écrit pour Time, CNET, PCMag, et plusieurs autres publications. Il est l’auteur de deux livres de technologie - l’un sur Windows et l’autre sur LinkedIn.