Chez Sciforma, nous travaillons avec succès à distance depuis plus de 25 ans. Donc, fondamentalement, c'était dans notre ADN bien avant la propagation de la maladie Covid-19 et les ordres de rester à la maison. Cependant, pour certaines organisations, la gestion de projet en période de pandémie Covid-19 peut apparaître comme un véritable défi. Surtout si votre entreprise a été contrainte d'expérimenter le travail à distance, sans dispositions préalables. Cela peut également sembler insurmontable si votre entreprise s'occupe de grands projets, portefeuilles ou programmes impliquant des centaines de personnes.
Cependant, avec les bons outils, la bonne méthodologie et l'organisation, ce n'est pas un obstacle si redoutable. Selon l'analyse de Global Workplace Analytics des données 2018 de l'American Community Service (ACS), 5 millions d'employés (3,6% de la main-d'œuvre) travaillent actuellement à domicile à mi-temps ou plus et le travail régulier à domicile a augmenté de 173% depuis 2005.
En fait, la crise actuelle pourrait inviter à une confrontation avec la réalité. Comme cela amplifie tous ces petits problèmes et ces inefficacités que nous tolérons habituellement dans notre travail quotidien, cela peut aider à reconnaître et à comprendre ce qui pourrait être mieux fait, et cela pourrait nous donner le coup de pouce dont nous avons besoin pour commencer à les résoudre, ouvrant la voie à un avenir meilleur, stratégie de gestion de projet plus efficace. Les problèmes de gestion de projet à distance ... ne sont pas différents des problèmes habituels de PM
Dans ce contexte follement incertain, il y a au moins quelques visages familiers: vos problèmes PPM . Même si votre équipe est maintenant dispersée géographiquement, la plupart des problèmes que vous rencontrerez sont les mêmes anciens problèmes que vous avez rencontrés auparavant. Parce que, devinez quoi, même au bureau, les chefs de projet, le PMO ou les responsables de programme ne peuvent tout simplement pas être au courant de tout, tout le temps (à moins qu'ils n'aient des super pouvoirs ou quelque chose, et si c'est le cas, ne les laissez jamais aller). Bien sûr, vous avez maintenant une barrière physique, mais les problèmes resteront les mêmes, il vous suffit d'apprendre à les gérer à distance.
De notre point de vue, il y a 3 clés pour une gestion de projet à distance réussie :
- Communication et collaboration claires
- Centralisation des données
- Surveillance efficace
Comment résoudre les problèmes de gestion de projet à distance
La bonne nouvelle est que vous pouvez résoudre tous vos problèmes avec seulement un ou deux outils. Vous savez où cela va, non?
Une solution qui sonnait comme une bonne à avoir hier pourrait en fait sauver la vie de votre entreprise en 2020. Ne vous méprenez pas: cela implique que votre équipe dispose du bon équipement technique (ordinateur, connexion Internet, accès à distance aux logiciels de l'entreprise), que le travail PEUT être effectué à distance et que l'étendue du travail et les responsabilités soient clairement définies (pour les membres de l'équipe et les gestionnaires).
1 - Communication et collaboration claires
Sans réunions de statut régulières , sans voir des collègues tous les jours au bureau, la possibilité de poser ou de répondre à des questions ou de «simplement s'enregistrer» ne se présente pas aussi facilement. C'est l'occasion d'essayer d'utiliser d'autres moyens de communication . Cependant, ne compensez pas en envoyant 10 000 e-mails par jour. Cela irait à l'encontre de l'objectif et ne ferait que frustrer vos équipes. L'idée est de créer des équipes virtuelles qui se sentent connectées et restent en contact régulièrement.
Chez Sciforma, nous avons considérablement réduit le nombre de courriels internes. Pour des questions simples, qui ne nécessitent pas de réponses détaillées, nous utilisons notre chat. Il ne sert à rien d'envoyer un e-mail si vous pouvez obtenir une réponse immédiate. Nous n'aimons pas non plus les appels téléphoniques incessants, car le chat permet à nos collègues de gérer leur temps et de répondre à leur rythme.
Pour les réunions régulières, utilisez un simple outil de visioconférence comme Zoom, Skype ou même Google Hangouts (qui est gratuit). Il recrée l'atmosphère de la salle de conférence, facilite la communication et maintient la connexion entre les membres de l'équipe qui peuvent facilement se sentir isolés.
Avec une communication constante, en tant que chef de projet, vous serez facilement en mesure d'identifier et de résoudre les problèmes, ce qui vous permettra de respecter vos délais et de livrer à temps.
CONSEIL: N'oubliez pas les réunions informelles. Planifiez des «rencontres de bavardage café et thé» afin de pouvoir recréer la pause café et maintenir le lien sans limiter les interactions au travail. Cela aidera à garder vos collègues motivés à long terme.
2 - Centralisation des données
L'un des plus gros problèmes auxquels nos clients sont confrontés est celui des données manquantes ou peu fiables . Chaque équipe travaille sur une feuille Excel différente, le besoin principal est donc de pouvoir collecter et synchroniser toutes ces données. Dans le contexte actuel de verrouillage, les organisations n'ont d'autre choix que de centraliser les informations (communication, feuilles de travail, rapports, documents). Sans un système d'information centralisé, il ne peut plus y avoir de bonne gestion de projet.
La solution ici est assez simple: un outil de gestion de projet et de portefeuille . Le chef de projet doit être en mesure de se connecter et de voir immédiatement tout ce qui se passe en temps réel, et de suivre l'avancement de chaque projet pour s'assurer que tout se passe comme prévu. Vous pouvez, bien sûr, utiliser des outils de collaboration comme Google Drive, mais si vous n'adoptez pas de processus organisationnels au niveau de l'entreprise, vous perdrez toujours du temps à rechercher des documents dans le labyrinthe de dossiers de projet individuels.
Garder tout dans un emplacement partagé garantit que tous les membres de l'équipe savent de quoi ils sont responsables et sur quoi ils doivent travailler. Personne ne peut prétendre n'avoir pas vu les attributions de tâches ou ne pas savoir que quelque chose était dû.
CONSEIL: Les chefs de projet font partie des personnes responsables de la mise à jour de votre outil ou de votre système de suivi. Veillez à ce que, dans le cadre de leur horaire hebdomadaire, ils prennent le temps de s'assurer que toutes les tâches sont terminées, que les délais sont respectés et que les ressources ne sont pas surchargées (ou prenez des mesures correctives). La maintenance du projet est importante pour tous les membres de l'équipe, y compris les gestionnaires.
3 - Surveillance efficace
Tout comme avec la centralisation des données , le contexte nous oblige à surveiller de plus près l' état du projet . La plupart des entreprises ne peuvent pas se permettre des coûts supplémentaires, des retards ou des ressources manquantes qui se traduiraient par une perte de retour sur investissement massive tout au long de l'année. Même dans un contexte économique favorable, un délai d'un jour pourrait entraîner la perte de milliers de dollars. Plus que jamais, la surveillance est la clé d' une gestion de projet efficace . Avec un bon outil de centralisation des données, vous devriez être en mesure de réaliser des rapports efficaces. Vos systèmes de surveillance et de centralisation doivent être synchronisés pour que vous obteniez des informations en temps réel, vous permettant de prendre des mesures immédiates si nécessaire.
Définissez vos KPI , créez des tableaux de bord de surveillance et assurez-vous de pouvoir les visualiser en temps réel. Par exemple, dans Sciforma, chaque projet peut être suivi à l'aide d'un score de santé qui donne à chaque chef de projet, responsable PMO ou partie prenante une idée de la situation du projet à un moment donné. Assurez-vous de définir des notifications et des avertissements pour les problèmes ou risques potentiels.
Vous verrez que ces 3 facteurs sont interconnectés. Sans une communication efficace , vous pouvez surveiller à votre guise, mais vous ne pourrez jamais agir sur les problèmes. Sans informations centralisées , il est inutile de surveiller des données partielles ou erronées. Enfin, vous ne pouvez rien faire si votre équipe ne se sent pas connectée, soutenue et habilitée à s'assurer que les projets avancent.
Obtenir ces 3 facteurs de succès correctement peut non seulement vous aider à surmonter la tempête en cours, mais également conduire à une amélioration à long terme du PPM dans votre organisation. Si vous envisagez des solutions de gestion de projets et de portefeuilles , le moment est peut-être venu de creuser plus profondément. Agir maintenant vous permettrait de commencer à en récolter les fruits dans les mois à venir.
Que dis-tu? Allons-y! Faites-nous part des problèmes de gestion de projet auxquels vous êtes confronté en travaillant à distance, et nous serons heureux de vous aider à trouver une solution rapide.
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