Thursday, January 16, 2020

Ready to Manage | 2020 is here: What is business intelligence? Transforming data into business insights

What is business intelligence (BI)? Transforming data into business insights

What is business intelligence? Transforming data into business insights

Business intelligence (BI) leverages software and services to transform data into actionable insights that inform an organization’s business decisions.

By Mary K. Pratt and Josh Fruhlinger

Business intelligence definition

Business intelligence (BI) leverages software and services to transform data into actionable insights that inform an organization’s strategic and tactical business decisions. BI tools access and analyze data sets and present analytical findings in reports, summaries, dashboards, graphs, charts and maps to provide users with detailed intelligence about the state of the business.

The term business intelligence often also refers to a range of tools that provide quick, easy-to-digest access to insights about an organization's current state, based on available data.

Business intelligence examples

Reporting is a central facet of business intelligence and the dashboard is perhaps the archetypical BI tool. Dashboards are hosted software applications that automatically pull together available data into charts and graphs that give a sense of the immediate state of the company.

Although business intelligence does not tell business users what to do or what will happen if they take a certain course, neither is BI solely about generating reports. Rather, BI offers a way for people to examine data to understand trends and derive insights by streamlining the effort needed to search for, merge and query the data necessary to make sound business decisions.

For example, a company that wants to better manage its supply chain needs BI capabilities to determine where delays are happening and where variabilities exist within the shipping process, says Chris Hagans, vice president of operations for WCI Consulting, a consultancy focused on BI. That company could also use its BI capabilities to discover which products are most commonly delayed or which modes of transportation are most often involved in delays.

The potential use cases for BI extend beyond the typical business performance metrics of improved sales and reduced costs, says Cindi Howson, research vice president at Gartner, an IT research and advisory firm. She points to the Columbus, Ohio, school system and its success using BI tools to examine numerous data points — from attendance rates to student performance — to improve student learning and high school graduate rates.

BI vendors Tableau and G2 also offer concrete examples of how organizations might put business intelligence tools to use:

A co-op organization could use BI to keep track of member acquisition and retention.
BI tools could automatically generate sales and delivery reports from CRM data.
A sales team could use BI to create a dashboard showing where each rep's prospects are on the sales pipeline.

Business intelligence vs. business analytics

One thing you will have noticed from those examples is that they provide insights into the current state of the business or organization: where are sales prospects in the pipeline today? How many members have we lost or gained this month? This gets to the key distinction between business intelligence and another, related term, business analytics.

Business intelligence is descriptive, telling you what's happening now and what happened in the past to get us to that state. Business analytics, on the other hand, is an umbrella term for data analysis techniques that are predictive — that is, they can tell you what's going to happen in the future — and prescriptive — that is, they can tell you what you should be doing to create better outcomes. (Business analytics are usually thought of as that subset of the larger category of data analytics that's specifically focused on business.)

The distinction between the descriptive powers of BI and the predictive or descriptive powers of business analytics goes a bit beyond just the timeframe we're talking about. It also gets to the heart of the question of who business intelligence is for. As the Stitchdata blog explains, BI aims to deliver straightforward snapshots of the current state of affairs to business managers. While the predictions and advice derived from business analytics requires data science professionals to analyze and interpret, one of the goals of BI is that it should be easy for relatively non-technical end users to understand, and even to dive into the data and create new reports.

For more, see “Business intelligence vs. business analytics: Where BI fits in your data strategy.”

Business intelligence strategy

In the past, IT professionals had been the primary users of BI applications. However, BI tools have evolved to be more intuitive and user-friendly, enabling a large number of users across a variety of organizational domains to tap the tools.

Gartner’s Howson differentiates two types of BI. The first is traditional or classic BI, where IT professionals use in-house transactional data to generate reports. The second is modern BI, where business users interact with agile, intuitive systems to analyze data more quickly.

Howson explains that organizations generally opt for classic BI for certain types of reporting, such as regulatory or financial reports, where accuracy is paramount and the questions and data sets used are standard and predicable. Organizations typically use modern BI tools when business users need insight into quickly changing dynamics, such as marketing events, in which being fast is valued over getting the data 100 percent right.

But while solid business intelligence is essential to making strategic business decisions, many organizations struggle to implement effective BI strategies, thanks to poor data practices, tactical mistakes and more.

For more, see “7 keys to a successful business intelligence strategy” and “9 ways you’re failing at business intelligence.”

Self-service business intelligence

The drive to make it possible for just about anyone to get useful information out of business intelligence tools has given rise to self-service business intelligence, a category of BI tools aimed at abstracting away the need for IT intervention in generating reports. Self-service BI tools enable organizations to make the company's internal data reports more readily available to managers and other nontechnical staff.

Among the keys to self-service BI success are business intelligence dashboards and UIs that include pull-down menus and intuitive drill-down points that allow users to find and transform data in easy-to-understand ways. A certain amount of training will no doubt be required, but if the advantages of the tools are obvious enough, employees will be eager to get on board. (If you're shopping for a self-service BI solution, CIO.com’s Martin Heller walks you through the decision making process and compares his top five choices.)

Keep in mind, though, that there are pitfalls to self-service BI as well. By steering your business users into becoming ad hoc data engineers, you can end up with a chaotic mix of metrics that vary across departments, run into data security problems, and even run up big licensing or SaaS bills if there's no centralized control over tool rollout. So even if you are committing to self-service business intelligence within your organization, you can't just buy an off-the-shelf product, point your staff to the UI, and hope for the best.

Business intelligence software and systems

A variety of different types of tools fall under the business intelligence umbrella. The software selection service SelectHub breaks down some of the most important categories and features:

Dashboards
Visualizations
Reporting
Data mining
ETL (extract-transfer-load —tools that import data from one data store into another)
OLAP (online analytical processing)

Of these tools, SelectHub says the dashboards and visualization are by far the most popular; they offer the quick and easy-to-digest data summaries that are at the heart of BI's value proposition.

There are tons of vendors and offerings in the BI space, and wading through them can get overwhelming. Some of the major players include:

Tableau, a self-service analytics platform provides data visualization and can integrate with a range of data sources, including Microsoft Azure SQL Data Warehouse and Excel
Splunk, a “guided analytics platform” capable of providing enterprise-grade business intelligence and data analytics
Alteryx, which blends analytics from a range of sources to simplify workflows as well as provide a wealth of BI insights
Qlik, which is grounded in data visualization, BI and analytics, providing an extensive, scalable BI platform
Domo, a cloud-based platform that offers business intelligence tools tailored to various industries (such as financial services, health care, manufacturing and education) and roles (including CEOs, sales, BI professionals and IT workers)
Dundas BI, which is mostly used for creating dashboards and scorecards, but can also do standard and ad-hoc reporting
Google Data Studio, a supercharged version of the familiar Google Analytics offering
Einstein Analytics, Salesforce.com’s attempt to improve BI with AI
Birst, a cloud-based service in which multilple instances of the BI software share a common data backend.

For a deeper look at today’s most popular business intelligence systems, see "Top 12 BI tools of 2019" and "Top 10 BI data visualization tools."

Business intelligence analyst

Any company that's serious about BI will need to have business intelligence analysts on staff. CIO.com has an in-depth article on what that job entails; in general, they aim to use all the features of BI tools to get the data that companies need, the most important being discovering areas of revenue loss and identifying where improvements can be made to save the company money or increase profits.

Even if your company relies on self-service BI tools on a day-to-day basis, business intelligence analysts have an important role to play, as they are necessary for managing and maintaining those tools and their vendors. They also set up and standardize the reports that managers are going to be generating to make sure that results are consistent and meaningful across your organization. And to avoid garbage in/garbage out problems, business intelligence analysts need to make sure the data going into the system is correct and consistent, which often involves getting it out of other data stores and cleaning it up.

Business intelligence analyst jobs often require only a bachelor's degree, at least at the entry level, though to advance up the ranks an MBA may be helpful or even required. As of October 2019, the median business intelligence salary is around $67,500, though depending on your employer that could range from $49,000 to $94,000.

The future of business intelligence

Moving ahead, Howson says Gartner sees a third wave of disruption on the horizon, something the research firm calls “augmented analytics,” where machine learning is baked into the software and will guide users on their queries into the data.

“It will be BI and analytics, and it will be smart,” she says.

The combinations included in these software platforms will make each function more powerful individually and more valuable to the businesspeople using them, Gorman says.

“Someone will look at reports from, for example, last year’s sales — that’s BI — but they’ll also get predictions about next year’s sales — that’s business analytics — and then add to that a what-if capability: What would happen if we did X instead of Y,” Gorman says, explaining that software makers are moving to develop applications that will provide those functions within a single application rather than delivering them via multiple platforms as is now the case.

“Now the system delivers higher-value recommendations. It makes the decision-maker more efficient, more powerful and more accurate,” he adds.

And although BI will remain valuable in and of itself, Howson says organizations can’t compete if they’re not moving beyond only BI and adopting advanced analytics as well.

In fact, Gartner’s Magic Quadrant report predicts that by 2020 organizations offering “users access to a curated catalog of internal and external data will realize twice the business value from analytics investments than those that do not.”

Howson adds: “There is a need for reporting, but reporting alone is not enough. If you’re only doing reporting you’re behind already. Unless your reporting is smart and agile, you’re behind. You’re a laggard.”

About the Authors

Mary K. Pratt is a contributing writer and freelance writer based in Massachusetts.

Josh Fruhlinger is a writer and editor who lives in Los Angeles.

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Prêt à Gérer | 2020 est arrivé:Qu'est-ce que Business Insight ?

Qu'est-ce que Business Insight?

Par DR. JON WARNER

Insight se produit généralement lorsqu'une solution à un problème se présente rapidement et sans avertissement. C'est la découverte soudaine de la meilleure solution après des tentatives moins efficaces ou moins efficaces basées sur des essais et des erreurs. Discernement a d'abord été rigoureusement étudié par Gestalt Psychology où certaines des définitions de ce qui comptait comme connaissance,vision,apercu,perception,idée,lucidité étaient comprises: voir soudainement le problème d'une nouvelle manière, connecter le problème à une autre paire problème / solution pertinente, publier des expériences passées qui bloquent la solution ou voir le problème dans un contexte plus large et cohérent.

Bien qu'il n'y ait guère de controverse sur le moment où l'insight se produit et même sur les avantages ou la valeur qu'elle procure (et est donc très recherchée dans de nombreux horizons), il y a un certain désaccord sur la façon dont elle survient et pourquoi. Dans son livre de 1926, «The Art of Thought», le psychologue anglais Graham Wallas a tenté de définir la façon dont l' insight se produit en suggérant qu'un processus en quatre étapes est toujours en jeu. Il s'agissait de la  préparation  (où nous étudions un problème donné), de l'  incubation  (où l'inconscient, par opposition à l'esprit conscient, travaille davantage sur le problème), l'  illumination  (où la perspicacité éclate presque sur la scène) et enfin la  vérification  (où la nouvelle perspicacité est finalement validé comme étant sain).

À première vue, il est difficile de contester le modèle en quatre étapes de Wallas - il semble bien cadrer avec notre détermination initiale du fonctionnement de l'insight. Cependant, si nous regardons un peu plus en profondeur, ces étapes apparemment attrayantes sont moins convaincantes qu'elles ne le semblent à première vue. Par exemple, de nombreuses perspectives émergent avec peu ou pas de préparation ou d'incubation dans certains cas (avec des individus pouvant souvent proposer une «pensée latérale» ayant eu peu de contact avec le problème auparavant) et même la quatrième étape de validation est rarement un formel ou étendu, comme le suggère Wallas. Il semble que nous ayons besoin d'un meilleur modèle.

Un psychologue moderne basé aux États-Unis, Gary Klein, a passé beaucoup de temps à rechercher comment les informations se produisent, non pas en parcourant une grande partie de la littérature pertinente, mais en examinant plus de 120 récits réels de connaissances et en recherchant des modèles. Dans son livre sur le sujet, «Voir ce que les autres ne voient pas», le diagramme ci-dessous résume ce que Klein a trouvé:

Dans le diagramme ci-dessus, Klein a déterminé que l'insight survient lorsqu'un individu ou une équipe cherche à améliorer ses performances et ne peut pas faire le «saut» ou le niveau de performance qu'il recherche en réduisant à lui seul les erreurs et les incertitudes. En d'autres termes, les informations auront tendance à se produire non pas lorsque nous essayons de réduire les erreurs, le gaspillage ou la variation des processus existants, mais lorsque nous recherchons une approche ou un modèle entièrement différent pour aller de l'avant (ce que le scientifique Thomas Kuhn aurait appelé «un changement de paradigme"). De plus, Klein a suggéré que l'insight ne se produit pas par étapes mais lorsqu'un ou plusieurs des cinq «déclencheurs» se produisent. Ce sont:  Contradictions, Connexions, Coïncidence, Curiosité  et enfin  Désespoir Créatif .

Klein met utilement son nouveau modèle dans un autre diagramme que nous pouvons voir ci-dessous, ce qui suggère maintenant qu'il existe trois voies principales vers lucidité avec le déclencheur spécifique, l'activité et les résultats probables indiqués à gauche:

Klein déclare qu'il s'agit d'un modèle de triple chemin plus utile car les connexions, les coïncidences et les curiosités sont capturées dans le troisième chemin (montré dans la colonne du milieu ci-dessus).

Le modèle de triple voie de Klein semble beaucoup mieux correspondre à la façon dont la compréhension se produit en général en suggérant que la compréhension «jaillit» non pas d'une seule source - ce que Wallas appelait la préparation, ou ce que nous pourrions également décrire comme une frustration face à une situation actuelle ou un désespoir créatif, mais à partir de trois sources différentes possibles. Ce faisant, il ouvre la possibilité de déployer les trois voies en encourageant plus de créativité, d'innovation et de pensée critique et ainsi de déplacer l'équilibre vers une plus grande quantité de connaissances en cours. Comme Klein l'admet lui-même, ce n'est qu'un début dans ce voyage, mais c'est un pas dans la bonne direction.

A propos de l'Auteur

Dr Jon Warner est un auteur prolifique, consultant en gestion et coach exécutif avec plus de 25 ans d'expérience. Il est titulaire d'un MBA et d'un doctorat en psychologie organisationnelle. Jon peut être joint à  OptimalJon@gmail.com

Ready To Manage | 2020 is here : What is Business Insight?

What is Business Insight?

By DR. JON WARNER

Insight typically occurs when a solution to a problem presents itself quickly and without warning. It is the sudden discovery of the better solution following less effective or efficient attempts based on trial and error. Insight was first rigorously studied by Gestalt Psychology where some of the definitions of what counted as insight were seen to include: suddenly seeing the problem in a new way, connecting the problem to another relevant problem/solution pair, releasing past experiences that are blocking the solution, or seeing problem in a larger, coherent context.

Although there is little dispute about when insight occurs and even what benefits or value it provides (and is therefore much sought after in many walks of life) there is some disagreement about how and why it actually arises. In his 1926 book “The Art of Thought” the English psychologist Graham Wallas tried to define how insight occurs by suggesting that a four stage process is always at play. These were preparation (where we investigate a given problem), incubation (where the unconscious, as opposed to the conscious mind, works more on the problem), illumination (where insight almost bursts onto the scene) and finally verification (where the new insight is finally validated as being sound).

At face value, it is difficult to argue with Wallas’s four stage model – it seems to fit well with our initial determination of how insight works. However, if we look a little deeper, these apparently attractive stages are less compelling than they first seem. For example, many insights emerge with little or no preparation or incubation in some cases (with individuals often being able to come up with a “lateral thought” having had little contact with the problem previously) and even the fourth stage of validation is rarely a formal or extended one, as Wallas suggests. It seems we need a better model.

A modern US based psychologist, Gary Klein, has spent a considerable amount of time researching how insight occurs, not by trawling through much of the relevant literature but by looking at over 120 real accounts of insight and then looking for patterns. In his book on the subject, “Seeing what others don’t”, the diagram below summarizes what Klein found:

In the above diagram Klein determined that Insight occurs when an individual or a team is looking for performance improvement and cannot make the “leap” or level of performance they are looking for by reducing errors and uncertainties alone. In other words, insights will tend to occur not when we are trying to reduce error or waste or variation in existing processes but when we are looking for an entirely different approach or model to move forward (what the scientist Thomas Kuhn would have called “a paradigm shift”). Furthermore, Klein suggested that insight does not occur in stages but when one or more of five “triggers” occurs. These are: Contradictions, Connections, Coincidence, Curiosity and finally Creative desperation.

Klein usefully puts his new model into a further diagram that we can see below, which now suggests that there are three main paths to Insight with the specific trigger, activity and likely outcomes shown on the left:

Klein states that this is a more useful triple path model because connections, coincidences and curiosities are captured in the third path (shown in the middle column above).

Klein’s triple path model appears to much better fit how insight occurs in general by suggesting that insight “springs” from not just one source – what Wallas called preparation, or what we might also describe as frustration with a current situation or creative desperation, but from three different possible sources. In so-doing he opens up the possibility of deploying all three pathways in encouraging more creativity, innovation and critical thinking and thereby shifting the balance to a greater amount of insight taking place. As Klein himself admits, this is only a start to this journey, but it is a step in the right direction.

About the Author

Dr. Jon Warner is a prolific author, management consultant and executive coach with over 25 years experience. He has an MBA and a PhD in Organizational Psychology. Jon can be reached at OptimalJon@gmail.com

Prêt à Gérer | 2020 est arrivé: Choisir les bons outils Business Insight

Les outils de Business Intelligence et de visualisation des données peuvent aider à transformer les informations financières en quelque chose d'utile pour les parties prenantes.

EN BREF

• Les outils de veille économique et de visualisation des données peuvent aider les entreprises à
interpréter les données.
• Les petites entreprises peuvent avoir des budgets plus petits, mais il existe des outils de BI abordables
là, ils peuvent utiliser.
• En utilisant des outils de BI et de visualisation de données, les comptables peuvent aider les clients à comprendre
leur entreprise mieux.

Par Sholto Macpherson

Un fournisseur d’aliments pour bétail en Nouvelle-Zélande n’a pas pu comprendre pourquoi il
Stock. Ensuite, la recherche a révélé que les agriculteurs laisseraient leurs commandes à la fin de la
semaine, ce qui a entraîné un goulot d'étranglement de livraison, explique Warwick Russell CA,
directeur de SMEtric Insights basé à Auckland.

Russell a connecté le logiciel de comptabilité, d'inventaire et de logistique du fournisseur d'aliments
outil de visualisation des données pour suivre ce que chaque agriculteur avait acheté et quand.
"Maintenant, nous pouvons identifier les agriculteurs qui n'ont pas passé de commande cette semaine et poursuivre
pour éviter les commandes de dernière minute », explique Russell. "Vous ne pouvez pas voir ça quand vous êtes
en regardant plusieurs systèmes. "

Image: Warwick Russell CA.

Les outils de Business Intelligence dotés de capacités de visualisation des données offrent bien plus
forme de rapport puissante que les rapports standard générés par la comptabilité ou
Logiciel d'entreprise. Et la révolution du cloud computing les a rendus abordables même
pour les petites entreprises.

Dans l'exemple ci-dessus, le fournisseur d'aliments pour bovins Kiwi utilisait un logiciel pour petite entreprise -Xero pour la comptabilité, Cin7 pour l'inventaire et MyTrucking pour la logistique. Mais Microsoft Power BI Pro, par exemple, est désormais de 10 USD par utilisateur et par mois (limite de 10 Go par utilisateur).

La visualisation des données est le processus de transformation des données en images - comme la création de graphiques dans Excel.

La limitation est que les données doivent être un ensemble de nombres qui a déjà été
ordonné, comme un ensemble de comptes rapprochés.

Si vous prenez des données dans de nombreux formats différents, vous devez d'abord les commander.
Les outils de Business Intelligence (ou Insight- compréhension) prennent des données brutes, les ordonnent, puis les visualisent.

Les outils BI ont également plus d'options d'analyse que les outils de visualisation de données car ils ont accès aux données brutes.

Les visualisations de données sont pour le client

Pourquoi les comptables devraient-ils se soucier des outils de visualisation des données lorsque les données sont le système comptable en premier lieu?

Les visualisations sont plus pour aider le client que le comptable, en particulier pour les managers
qui ne sont pas avertis en matière de finances, déclare Heather Smith CA, comptable en management et directeur de ANISE Consulting. Un tableau de chiffres est plus difficile à comprendre qu'un
tableau de bord qui vous indique qu'un nombre rouge est mauvais et un nombre vert est bon.

«Les tableaux de bord et les visualisations sont les mêmes que le tableau de bord de votre voiture. Vous définissez votre voyage et vos yeux se tournent vers lui pour savoir que vous êtes sur la bonne voie », dit Smith. "Je peux regarder rapidement un rapport, voir où je vais et faire les ajustements nécessaires, et puis revenez sur la route que l'entreprise emprunte. »

"Les tableaux de bord et les visualisations sont les mêmes que
tableau de bord de voiture. Vous définissez votre parcours et vos yeux se tournent vers lui pour savoir que vous êtes sur la bonne voie. »
- Heather Smith CA

Image: Heather Smith CA.

La meilleure façon de démarrer la conversation n'est pas avec un logiciel mais avec un tableau blanc,
Smith recommande. Identifier les déclencheurs de l'entreprise, les informations nécessaires pour
suivre ces déclencheurs et «l'histoire» que vous voulez que les chiffres racontent.

Ensuite, vous pouvez configurer des rapports pour ces numéros et sélectionner la visualisation appropriée qui a la plus grande signification pour le propriétaire de l'entreprise.

Les entreprises peuvent vouloir créer leurs propres rapports interactifs pour un ensemble critique de données.
Par exemple, un chef des finances peut vouloir fournir un rapport sur une page Web avec des colonnes de texte et images pour expliquer le contenu des graphiques aux investisseurs.

Au lieu de coder une collection de graphiques à secteurs, à colonnes et à courbes de tendance à partir de zéro, vous pouvez acheter l'accès à des bibliothèques de logiciels contenant des dizaines de graphiques. Ces bibliothèques peuvent fournir des graphiques qui répondent en temps réel aux changements dans l'ensemble de données.

Deux des plus connus sont FusionCharts et Highcharts, qui fournissent un mélange de
graphiques et cartes. Un nouveau concurrent, le Datawrapper open-source, a été
développé pour le journalisme de données et alimente les graphiques interactifs dans les nouvelles en ligne prestations de service.

Petit peut être Beau

Les petites entreprises peuvent avoir des budgets plus petits en ce qui concerne les logiciels, mais elles ont des problèmes complexes à résoudre. Les comptables des cabinets de petite et moyenne taille se mobilisent pour fournir des services de conseil de grande valeur en utilisant les informations et les outils de visualisation et des perspectives commerciales.

Ces types d'outils facilitent la création de tableaux de bord présentant des informations financières
des performances plus lisibles par les chefs d'entreprise.

Trois des programmes de visualisation de données sur navigateur les plus populaires pour les petites
sont Fathom, Futrli et Spotlight Reporting. Tous les trois ont un large éventail de KPI
mesures, types de graphiques et options de publication, en ligne et sur papier.

Il n’ya pas de gagnant clair parmi les trois, ce qui place les petites et moyennes
dans une impasse, explique Rebecca Mihalic CA, associée au cabinet d'expertise comptable DEPOT.

La Formation du personnel sur trois plates-formes est trop coûteux et prend trop de temps; il est beaucoup plus intelligent de choisir une plateforme unique et la commercialiser auprès de tous les clients. Cependant, chaque client a des besoins et peut demander une plateforme au-dessus des autres.

Mihalic vend un package de surveillance aux clients qui est piloté par la fonction d'alertes de Futrli,
qui envoie un e-mail au comptable si une mesure nommée (comme un type spécifique de
dépenses) dépasse une certaine limite. Mihalic utilise cette fonctionnalité pour étayer son style de directeur financier les services, qui comprennent la mise à jour régulière des clients sur les performances de leur entreprise.

Image: Rebecca Mihalic CA.

Fathom, qui comprend des outils d'analyse plus approfondis pour la définition d'objectifs et le suivi des KPI, est plus utile pour les gros clients, ajoute Mihalic.

Spotlight Reporting a également ses atouts. "Je vais utiliser Spotlight - qui a un
Module multi pour les entreprises franchisées - avec l'un de mes nouveaux clients franchisés », dit-elle dit.

Mihalic utilise également un outil de visualisation spécialisé appelé Float qui prévoit
flux de trésorerie. «J'ai des micro-entreprises et les flux de trésorerie quotidiens sont vraiment importants pour eux.
Float est un peu mieux pour> prédire quand les débiteurs vont déposer de l'argent », Mihalic
dit.

Il est important de se former régulièrement sur ces programmes de visualisation de données pour suivre de nouvelles fonctionnalités qui peuvent faire la différence pour vos clients. Un bon exemple est quand un programme ajoute une nouvelle source de données autre que le logiciel de comptabilité.

Fathom, Futrli et Spotlight Reporting proposent des programmes partenaires à volonté, mais
s'abonner aux trois est souvent trop cher pour un petit cabinet comptable. Mihalic
recommande de facturer le coût du programme au client ou d'augmenter le prix de
les frais de comptabilité en conséquence.

De plus, si les entreprises répercutent le coût du logiciel de manière transparente, elles ne
besoin d'avoir des conversations maladroites lorsque les éditeurs de logiciels augmentent les prix.

Un conseil que Mihalic a pour les comptables qui envisagent d'utiliser ces programmes est de les utiliser sur votre propre entreprise avant de les recommander aux clients.

«Tout ce que j'utilise pour mes clients, je l'utilise pour moi-même. Vous ne pouvez le comprendre dans aucun autre façon."

Visualisations de sources multiples

Bien que les systèmes des petites entreprises soient utiles pour surveiller les performances de
entreprise, ils ont été conçus pour visualiser les données à partir d'une seule source de données: la comptabilité fichier. Et si vous souhaitez synchroniser automatiquement un fichier comptable, vous ne pouvez synchroniser applications populaires pour petites entreprises telles que Xero, MYOB, Reckon et Intuit QuickBooks en ligne.

Si vous souhaitez télécharger des données comptables à partir de systèmes ERP (Enterprise Resource Planning)
comme Attaché ou NetSuite, vous devrez l'importer manuellement. C'est pareil si vous
souhaitez consulter les données financières ainsi que les informations provenant d'autres systèmes internes ou sources externes.

Des outils de visualisation plus puissants peuvent extraire des données de votre système comptable,
des données client d'un système de gestion de la relation client (CRM) et les taux d'intérêt,
les taux de change et les statistiques démographiques des organismes gouvernementaux tels que
Bureau australien des statistiques ou statistiques NZ.

Une autre raison de passer aux produits les plus puissants est qu'il est plus facile d'analyser
toute votre clientèle. La plupart des petites et moyennes pratiques ont un large éventail de clients
de diverses industries. Cependant, si un partenaire a développé une expertise dans un
l'industrie, en comparant ce groupe de clients peut montrer des informations extrêmement précieuses
telles que la croissance et l'analyse des tendances.

Mihalic, par exemple, a de nombreux clients dans la construction et songe à utiliser le
données pour répondre aux questions sur l'état de l'industrie.

«Mes clients [de la construction] apprennent que les changements dans la valeur des propriétés et
les réglementations ont un impact sur leur industrie. J'aimerais prouver ou réfuter si cela affecte
leur entreprise sur une base de rentabilité », dit-elle.

Le plus gros obstacle pour les comptables souhaitant explorer Power BI, Tableau, Qlik et
d'autres outils de business intelligence ne créent pas les visualisations et les graphiques. Tandis que
ces outils sont utiles pour visualiser les fichiers Excel et CSV importés manuellement, ils sont
beaucoup plus précieux lorsqu'il est connecté à des données en temps réel.

Malheureusement, l'extraction de données à partir de systèmes d'entreprise et d'autres sources n'est pas aussi simple que la synchronisation de votre fichier Xero ou MYOB. Les données arrivent dans différents formats avec toutes sortes d'informations non pertinentes qui doivent être filtrées.

Les informations non pertinentes incluent les totaux cumulés, les identifiants internes et les codes temporels. Les données doivent être «nettoyés» ou transformés dans le format souhaité en utilisant une gamme de techniques et outils. Les données doivent également être stockées dans une base de données dans leur format nettoyé afin de pouvoir ensuite être interprétées dans un graphique en temps réel.

Les comptables désireux d'explorer la visualisation multi-source peuvent obtenir une introduction gratuite dans Microsoft Excel. Excel contient un bon nombre de ces outils de nettoyage des données, et comprendre ce qu'ils font et comment ils fonctionnent est une excellente introduction aux
outils d'intelligence d'affaires. Ensuite, vous pouvez transférer ces connaissances à Microsoft
Power BI, qui a une interface et une logique similaires, explique Tim Heng, directeur de
SumProduct, un cabinet de conseil spécialisé dans la modélisation financière et Business
Intelligence.

Équipe Heng

Image: Tim Heng.

Excel contient des fonctionnalités pour transformer et visualiser les données, telles que les tableaux croisés dynamiques, la recherche d'objectifs
(recherche de réponses à partir de scénarios de simulation), instructions IF (les cellules affichent des valeurs différentes en fonction des conditions), RECHERCHEV (recherche de valeurs) et listes déroulantes en tant que cellules.

Un programme complémentaire Excel, Analysis ToolPak, fournit une analyse des données plus puissante des outils d'analyse des données financières, statistiques et d'ingénierie. La différence entre
Excel et Power BI est que le premier est mieux utilisé pour les projets d'importation unique; ce dernier est conçu pour les mises à jour continues des données

«Je vois cela comme un gros avantage de Power BI, car les compétences sont plus transférables», Heng dit.

Les meilleures visualisations de données reposent sur des informations commerciales

Microsoft Power BI est un nouveau venu relatif (publié en 2015) par rapport à
des produits tels que Tableau, qui est populaire depuis 2003.

Tableau possède une plus grande bibliothèque de visualisations et une plus large gamme de sources de données.

Tableau peut également se connecter plus facilement aux entrepôts de données. Une fonctionnalité de Tableau qui est moins développé dans Power BI affiche des informations géographiques. Un comptable peut utiliser Tableau pour afficher les ventes, les livraisons ou les travailleurs sur le terrain, regrouper les zones géographiques en personnalisées territoires et afficher les données par codes postaux.

"Si vous regardez une table avec une liste de banlieues, il est difficile de comprendre comment elles interagissent
[par rapport à] une carte où les bulles se mélangent et interagissent », dit Heng.

Russell de SMEtric a récemment installé des écrans de télévision dans les bureaux d'un grand agencement afin que ses 100 employés puissent voir où les ventes étaient en cours, le
la rentabilité des emplois et les comparaisons entre le réel et le coté.

Mais les visualisations Power BI sur les écrans de télévision - ce que les employés pouvaient voir -
n'étaient que la dernière étape d'un projet plus vaste. La fondation essentielle comprenait la construction de connexions à plusieurs systèmes d'entreprise et la création d'un processus de formatage des données de ces systèmes afin que cela ait du sens sur un écran.

Il est possible d'exporter manuellement des fichiers de données à partir de systèmes comptables ou commerciaux et téléchargez-les dans un outil de visualisation de données, mais cela manque la magie du reporting en temps réel.

Business Intelligence n'est pas seulement la visualisation de données, c'est l'automatisation et l'extraction de données explique Russell. Vous pouvez exporter et importer des fichiers Excel mais
la visualisation des données "n'est qu'Excel sur les stéroïdes".

Smith prédit que les outils de compréhension des affaires activés par la voix seront «le prochain grand chose". Des applications telles que Aider et Chata.ai créent une expérience de type Siri où une entreprise - le propriétaire d'entreprise peut poser des questions à son téléphone sur les données de son entreprise.

«Beaucoup de personnes venant dans ce domaine vont sauter à travers les solutions graphiques pour
voix car ils sont tellement plus faciles à utiliser », explique Smith. "Les entreprises vont
des informations beaucoup plus approfondies pour les aider à gérer leur entreprise à un coût beaucoup plus faible. Le gagnant va être le comptable et la petite entreprise. "

Questions essentielles à poser sur les Outils de BI et de la visualisation des données

Si vous songez à parler des données avec vos clients, il existe quelques questions simples
qui vous aideront à déterminer quel outil est le meilleur.

Combien de sources dois-je visualiser?

Si vous souhaitez simplement visualiser les données dans un fichier comptable, vous pouvez commencer par un outil pour petites entreprises comme Fathom, Futrli ou Spotlight. Si vous voulez regarder plusieurs sources de données, telles que des CRM, des applications d'inventaire et d'autres systèmes opérationnels, puis vous devrez examiner des outils de Business Intelligence plus puissants.

Quels sont les niveaux de compétence des utilisateurs dans ma pratique?

Si vous voulez simplement tester les eaux, commencez par visualiser les données financières en premier. Vous pouvez vous entraîner à raconter des histoires avec des données à vos clients afin qu'ils puissent voir la valeur de l'analyse des données.

Lorsque vous êtes prêt à investir dans des compétences de nettoyage de données (également appelées ingénierie données), vous serez alors prêt à explorer les outils de Business Intelligence.

Vais-je travailler avec des partenaires?

Les agences d'ingénierie des données telles que dataSights et PT 2.0 travaillent avec des cabinets
configurer des clients sur des outils de business intelligence. Ces agences feront le travail difficile de
la connexion de sources de données à Microsoft Power BI ou Google Data Studio, puis
le comptable peut montrer des tableaux de bord au client. Cette approche vous donnera accès à
des outils plus puissants sans avoir à embaucher du personnel hautement qualifié.

Options pour l'entreprise

Les cabinets comptables travaillant avec de plus grandes entreprises peuvent les aider par le biais des affaires par des outils de business intelligence et de visualisation qui se connectent à des
systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) planification ressources d'entreprise à grande échelle. Il s'agit d'une opportunité relativement nouvelle, car les versions précédentes des outils d'analyse d'entreprise nécessitaient des connaissances en programmation pour générer des rapports.

Il y a deux ans, Oracle et SAP ont lancé des programmes d'analyse basés sur le cloud qui sont
plus facile à utiliser pour les entreprises.

Oracle Analytics Cloud et SAP Analytics Cloud sont conçus pour les chefs d'entreprise
et les analystes de créer leurs propres rapports à partir de très grands ensembles de données.

Ce passage au «self-service» dans la visualisation des données a rendu plus facile et plus rapide
décisions critiques. Il ouvre également la porte aux comptables travaillant avec des
grandes entreprises qui souhaitent fournir des conseils stratégiques.

Ces outils haut de gamme sont plus puissants que Microsoft PowerBI et Tableau dans la mesure où
ils sont conçus pour exécuter des modèles d'intelligence artificielle sur de très grandes quantités de données.
Le coût de ces outils s'est également effondré. SAP Analytics Cloud pour Business Intelligence
coûts pour 25 $ US par utilisateur par mois. Entreprises travaillant avec des entreprises de taille moyenne et des entreprises pour exécuter des bases de données Oracle ou SAP a désormais un moyen beaucoup moins cher et plus facile de trouver des informations dans les données.

Ce que vous devez savoir sur 12 des produits Business Intelligence entreprises les plus populaires

Voir le lien ci-dessous pour télécharger un tableau qui décrit certains des faits clés que les utilisateurs doivent connaître 12 des solutions de visualisation des données et des perspectives commerciales les plus populaires.

Les options énumérées ici ne sont en aucun cas exhaustives. L'inclusion d'un produit ne doit pas être
considéré comme une approbation par les comptables agréés Australie et Nouvelle-Zélande ou
Acuité. Toutes les informations contenues dans ce guide ont été fournies par les autorités
vendeurs. Les prix peuvent être sujets à changement.

Téléchargez le guide
Produits Business Insight

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A propos de l'auteur

Sholto Macpherson a fait écrit sur la technologie comptable en tant qu'éditeur et fondateur de DigitalFirst.com depuis 2011. Il a écrit sur la technologie des affaires depuis 2000 et est un commentateur et conférencier fréquent sur la comptabilité en nuage dans les conférences, les magazines de l'industrie, les journaux et autres en ligne et diffusés médias

Ready to Manage | 2020 is here: Choosing the right business insight tools

Business intelligence and data visualisation tools can help turn financial information into something useful for stakeholders.

IN BRIEF

• Business intelligence and data visualisation tools can help businesses gather and
interpret data.
• Small businesses may have smaller budgets, but there are affordable BI tools out
there they can use.
• By using BI and data visualisation tools accountants can help clients understand
their business better.

By Sholto Macpherson

A cattle feed supplier in New Zealand couldn’t work out why it kept running out of
stock. Then research revealed that farmers would leave their orders to the end of the
week, resulting in a delivery bottleneck, says Warwick Russell CA, the managing
director of Auckland-based SMEtric Insights.

Russell connected the feed supplier’s accounting, inventory and logistics software to a
data visualisation tool to track what each farmer had purchased and when.
“Now we can identify the farmers that haven’t placed an order that week and chase
them up to avoid last-minute orders,” Russell says. “You can’t see that when you’re
looking at multiple systems.”

Picture: Warwick Russell CA.

Business intelligence tools with data visualisation capabilities provide a much more
powerful form of reporting than the standard reports generated by accounting or
business software. And the cloud computing revolution has made them affordable even
for small businesses.

In the above example, the Kiwi cattle feed supplier was using small business software –
Xero for accounting, Cin7 for inventory and MyTrucking for logistics. But Microsoft
Power BI Pro, for example, is now US$10 per user per month (10GB limit per user).
Data visualisation is the process of turning data into pictures – like making charts in
Excel. The limitation is that the data needs to be a set of numbers that has already been
ordered, like a reconciled set of accounts.

If you are taking data in many different formats then you need to order it first. Business
intelligence (or insight) tools take raw data, order it, then visualise it. BI tools also have
more analysis options than data visualisation tools because they have access to the raw
data.

Data visualisations are for the client

Why should accountants bother with data visualisation tools when the data is sitting in
the accounting system in the first place?
Visualisations are more to help the client than the accountant, especially for managers
who aren’t finance-report savvy, says Heather Smith CA, a management accountant and
principal of ANISE Consulting. A table of numbers is harder to understand than a
dashboard that tells you a red number is bad and a green number is good.

“Dashboards and visualisations are the same as your car dashboard. You set your
journey and your eyes flick down at it to know that you’re on track,” Smith says. “I can
quickly look at a report, see where I’m going and make adjustments as necessary, and
then look back at the road the business is driving on.”

“Dashboards and visualisations are the same as your
car dashboard. You set your journey and your eyes flick down at it to know that you’re on track.”
— Heather Smith CA

Picture: Heather Smith CA.

The best way to start the conversation is not with software but with a whiteboard,
Smith recommends. Identify the triggers in the business, the information required to
track those triggers, and the ‘story’ you want the numbers to tell.

Then you can set up reports for those numbers and select the appropriate visualisation
that has the greatest meaning for the business owner.

Businesses may want to build their own interactive reports for a critical set of data. For
example, a finance chief may want to provide a report on a web page with columns of
text and images to explain the contents of graphs to investors.

Instead of coding a collection of pie, column and trend line graphs from scratch, you
can buy access to software libraries containing dozens of charts. These libraries can
supply graphs that respond in real time to changes in the data set.

Two of the best known are FusionCharts and Highcharts, which supply a mix of welltested
charts and maps. One new competitor, the open-source Datawrapper, was
developed for data journalism and powers the interactive graphs in online news
services.

Small can be beautiful

Small businesses may have smaller budgets when it comes to software, but they still
have complex problems to solve. Accountants in small and medium practices are
stepping up to provide high-value advisory services using business insight and data
visualisation tools.

These types of tools make it much easier to create dashboards showing financial
performance that are more easily readable by business managers.

Three of the most popular, browser-based, data visualisation programs for small
business are Fathom, Futrli and Spotlight Reporting. All three have a broad mix of KPI
metrics, graph types and publishing options, online and in print.

There is no clear winner among the three, which places small and medium practices in a
bind, says Rebecca Mihalic CA, a partner at accounting firm business DEPOT. Training
staff in three platforms is too expensive and time consuming; it is much smarter to pick
one platform and market it to all clients. However, each client has specific needs and
may request one platform above the others.

Mihalic sells a monitoring package to clients that is driven by Futrli’s alerts feature,
which emails the accountant if a nominated metric (such as a specific type of
expenditure) exceeds a certain limit. Mihalic uses this feature to underpin her CFO style
services, which include regularly updating clients on how their business is performing.

Picture: Rebecca Mihalic CA.

Fathom, which includes deeper analysis tools for goal setting and KPI tracking, is more
useful for larger clients, Mihalic adds.

Spotlight Reporting also has its strengths. “I’m going to use Spotlight – which has a
Multi module for franchise businesses – with one of my new franchise clients,” she
says.

Mihalic has also been using a specialised visualisation tool called Float that forecasts
cash flow. “I have micro-companies and daily cash flow is really important to them.
Float is a bit better at > predicting when debtors are going to drop money in,” Mihalic
says.

It’s important to train regularly on these data visualisation programs to keep up with
new features that may make a difference to your clients. A good example is when a
program adds a new data source other than accounting software.

Fathom, Futrli and Spotlight Reporting offer “all you can eat” partner programs, but
subscribing to all three is often too expensive for a small accounting firm. Mihalic
recommends on-charging the cost of the program to the client or increasing the price of
the accounting fee accordingly.

In addition, if firms pass on the cost of the software transparently then they no longer
need to have awkward conversations when software companies raise prices.

One tip Mihalic has for accountants thinking about using these programs is to use them
on your own business first before recommending them to clients.

“Everything I use for my clients I use for myself. You can’t understand it in any other
way.”

Multiple source visualisations

While the small business systems are useful to monitor the performance of any
business, they have been built to visualise data from a single data source: the accounting
file. And if you want to sync an accounting file automatically, you can only sync from
popular small business applications such as Xero, MYOB, Reckon and Intuit
QuickBooks Online.

If you want to upload accounting data from enterprise resource planning (ERP) systems
such as Attaché or NetSuite, you will have to import it manually. It’s the same if you
want to view financial data alongside information from other internal systems or
external sources.

More powerful visualisation tools can pull data from your accounting system, customer
data from a customer relationship management (CRM) system, and interest rates,
exchange rates and demographic statistics from government bodies such as the
Australian Bureau of Statistics or Stats NZ.
Another reason to step up to the more powerful products is that it is easier to analyse
your entire client base. Most small and medium practices have a broad mix of clients
from various industries. However, if a partner has developed expertise in one particular
industry, benchmarking that client group can show extremely valuable information
such as growth and trend analysis.

Mihalic, for example, has many clients in construction and is thinking about using the
data to answer questions about the state of the industry.

“My [construction] clients are being told that changes in property values and
regulations are impacting their industry. I’d love to prove or disprove if it is affecting
their business on a profitability basis,” she says.

The biggest obstacle for accountants wanting to explore Power BI, Tableau, Qlik and
other business intelligence tools is not creating the visualisations and graphs. While
these tools are useful for visualising manually imported Excel and CSV files, they are
far more valuable when connected to real-time data.

Unfortunately, extracting data from business systems and other sources is not as easy as
syncing your Xero or MYOB file. Data arrives in different formats with all sorts of
irrelevant information that needs to be filtered out.

Irrelevant information includes running totals, internal IDs and time codes. The data
must be ‘cleaned’ or transformed into a desired format using a range of techniques and
tools. The data also needs to be stored in a database in its cleaned format so it can then
be interpreted into a real-time graph.

Accountants keen to explore multi-source visualisation can get a free primer in
Microsoft Excel. Excel contains a good number of these data-cleaning tools, and
understanding what they do and how they work is a great introduction to the higherend
business intelligence tools. Then you can transfer that knowledge to Microsoft
Power BI, which has a similar interface and logic, says Tim Heng, director of
SumProduct, a consultancy specialising in financial modelling and business
intelligence.

Picture: Tim Heng.

Excel contains features to transform and visualise data, such as pivot tables, Goal Seek
(finding answers from what-if scenarios), IF statements (cells show different values
based on conditions), VLOOKUP (searching for values), and drop-down lists as cells.

An Excel add-in program, the Analysis ToolPak, provides more powerful data analysis
tools for financial, statistical and engineering data analysis. The difference between
Excel and Power BI is that the former is best used for single-import projects; the latter is
designed for ongoing data updates

“I see that as a big advantage of Power BI, because the skills are more transferable,” Heng
says.

The best data visualisations are driven by business insights

Microsoft Power BI is a relative newcomer (released 2015) compared to established
products such as Tableau, which has been popular since 2003.

Tableau has a larger library of visualisations and a broader range of data sources.
Tableau can also connect more easily to data warehouses. One feature in Tableau that is
less developed in Power BI is displaying geographical information. An accountant can
use Tableau to show sales, deliveries or field workers, group geographies into custom
territories, and show data by postcodes.

“If you look at a table with a list of suburbs it’s hard to understand how they interact
[compared with] a map where the bubbles blend and interact,” Heng says.

SMEtric’s Russell recently installed TV screens in the offices of a large shopfitting
business so that its 100 employees could see where sales were in the pipeline, the
profitability of jobs, and comparisons between actual and quoted.

But the Power BI visualisations on the TV screens – what the employees could see –
were only the final step in a larger project. The critical foundation included building
connections to several business systems and creating a process to format the data from
those systems so that it would make sense on a screen.

It is possible to manually export data files from accounting or business systems and
upload them to a data visualisation tool, but this misses the magic of real-time
reporting.

Business intelligence is not just data visualisation, it’s the automation and extraction of
data from core systems, Russell says. You can export and import Excel files but then
data visualisation “is just Excel on steroids”.

Smith predicts that voice-activated business insight tools are going to be “the next big
thing”. Apps such as Aider and Chata.ai create a Siri-like experience where a business
owner can ask their phone questions about their business data.

“A lot of people coming into this area are going to leap across the graphical solutions to
voice because they are so much easier to use,” Smith says. “Businesses are going to get
much deeper insights to help them run their business at a much lower cost. The winner
is going to be the accountant and the small business.”

Essential questions to ask about BI and data visualisation
tools

If you are thinking about talking about data with your clients there are a few simple
questions that will help you determine which tool is best.

How many sources do I want to visualise?

If you just want to visualise the data in an accounting file then you can start with a
small business tool such as Fathom, Futrli or Spotlight. If you want to look at multiple
sources of data, such as from CRMs, inventory apps and other operational systems, then
you will need to look at more powerful business intelligence tools.

What are the skill levels of users within my practice?

If you just want to test the waters, start with visualising financial data first. You can
practise telling stories with data to your clients so they can see the value of data analysis.
When you are prepared to invest in data cleaning skills (also known as data
engineering), then you will be ready to explore business intelligence tools.

Will I work with partners?

Data engineering agencies such as dataSights and PT 2.0 work with accounting firms to
set up clients on business intelligence tools. These agencies will do the hard job of
connecting data sources to Microsoft Power BI or Google Data Studio, and then the
accountant can show dashboards to the client. This approach will give you access to
more powerful tools without having to hire highly skilled staff.

Options for enterprise

Accounting firms working with bigger businesses can assist them through business
intelligence and visualisation tools that connect to large-scale enterprise resource
planning (ERP)systems. This is a relatively new opportunity, as previous versions of
enterprise analytics tools required programming knowledge to generate reports.

Two years ago, Oracle and SAP released cloud-based analytics programs that are much
easier for businesses to use.
Oracle Analytics Cloud and SAPAnalytics Cloud are designed for business managers
and analysts to create their own reports from very large datasets.
This shift to ‘self-service’ in data visualisation has made it easier and faster to make
critical decisions. It also opens the door to accountants working with mid-size and
larger businesses who want to provide strategic advice.
These high-end tools are more powerful than Microsoft PowerBI and Tableau in that
they are designed to run artificial intelligence models over very large amounts of data.
These tools have also collapsed in cost. SAP Analytics Cloud for Business Intelligence
costs for US$25a user a month. Firms working with mid-size and enterprise companies
running Oracle or SAP databases now have a much cheaper and easier way to find
insights in the data.

What you need to know about 12 of the most popular business
insight products

See the link below to download a table that outlines some of the key facts users need to
know about 12 of the most popular business insight and data visualisation solutions.
The options listed here are by no means exhaustive. A product’s inclusion should not be
regarded as an endorsement by Chartered Accountants Australia and New Zealand or
Acuity. All of the information included in this guide has been supplied by the relevant
vendors. Prices may be subject to change.

Download the guide
Business insight products

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About the Author

Sholto Macpherson has reported on accounting technology as editor and founder of DigitalFirst.com since 2011. He has written about business technology since 2000 and is a frequent commentator and public speaker on cloud accounting in conferences, industry magazines, newspapers, and other online and broadcast media