Croyez-le ou non, au fil des ans, j’ai reçu plus de demandes de formation en gestion de projet aux non-gestionnaires de projet qu' aux gestionnaires de projet. Cela peut sembler contre-intuitif, mais pas vraiment. Les organisations réalisent les avantages de ces compétences et capacités de gestion de projet, et elles ont besoin que chacun ait ce ensemble de compétences, et pas seulement leurs « gestionnaires de projet » officiels. Bien que la plupart des professionnels ne portent pas le titre officiel de « Gestionnaire de projet », pratiquement tout le monde gère des projets de temps à autre. Si vous avez organisé une fête d’anniversaire pour enfants, coordonné une réunion de famille ou planifié une retraite d’équipe, vous avez géré un projet!
Directeur, Stratégie et gestion de projet chez Medtronic Corporate Science & Technology, le Dr Michael O’Connor insiste : « Les gens ne réalisent pas à quel point ils font déjà la gestion de projet. À bien des égards, les compétences sont les mêmes que celles que les mamans utilisent depuis des siècles! Selon Michael DePrisco, vice-président Global Solutions, Project Management Institute (PMI) la recherche montre que, « Nous passons à une économie de projet. C’est en train de devenir la façon dont le travail se fait. Le fait que PMI ait créé une Fondation éducative ciblant les enfants de 5 à 19 ans appuie également le fait que les compétences en gestion de projet sont universellement applicables et bénéfiques. En effet, la fondation aide à doter les enfants de compétences en gestion de projet parce que la croyance fondamentale est... les compétences en gestion de projet sont des aptitudes à la vie quotidienne.
Les livres de gestion de projet sont remplis de concepts et de compétences qui pourraient bénéficier à la plupart des professionnels, y compris les techniques de planification, les graphiques Gantt, les structures de répartition du travail, les concepts de leadership d’équipe, etc. Bien que ces compétences (et bien d’autres) soient certainement précieuses à comprendre pour les non-gestionnaires de projet, cet article met en évidence quatre compétences spécifiques qui peuvent être moins connues, mais qui peuvent procurer d’énormes avantages à pratiquement tout le monde en milieu de travail.
Compétences #1 – Utilisation des chartes de projet
La discipline de la gestion de projet est remplie d’outils, de techniques et de modèles, mais la plus puissante dans l’ensemble peut être la charte du projet. Beaucoup d’organisations luttent avec la maladie de « la main droite ne sachant pas ce que la main gauche fait » ou ils ont des équipes qui fumble initiatives clés en grande partie parce que les gens « ne sont pas sur la même page. » Les gestionnaires de projet utilisent les chartes de projet pour mettre tout le monde d’accord dès le départ afin qu’ils puissent éviter les problèmes à l’avenir. Voici un exemple de certains des types d’éléments que vous voudrez peut-être clarifier par l’élaboration d’une charte de projet avant le début des travaux.
Bien que les chartes de projets puissent varier en style, format et même contenu, la prémisse fondamentale de réunir les acteurs clés pour parvenir à un consensus sur ces éléments critiques avant le lancement du projet est inestimable. L’obtention de signatures sur le document ne fait qu’accroître les niveaux de reddition de comptes.
Compétences #2 – Vérification des idées pour éliminer les mauvaises
Il y a des années, lorsque le projet de livre d’OJ Simpson « If I Did It: Confessions of the Killer » a été annulé à la dernière minute sur fond d’indignation du public et de réaction des annonceurs, Rupert Murdoch, président de la News Corporation, a fait une déclaration dans laquelle il a annoncé l’annulation du livre le qualifiant de « projet mal considéré ». Alors que le livre aurait déjà été écrit et que des copies avaient été en boîte pour que les détaillants les vendent, cela semblait un parfait exemple du phénomène commun et omniprésent - l’incapacité à vérifier correctement une idée de projet.
Pour éviter ce phénomène, la gestion de projet enseigne que contrairement à la croyance populaire « Initiation » PAS « Planification » devrait être la première phase de la gestion de projet. La phase d’initiation vise à soumettre l’idée à un certain niveau d’examen, qu’elle soit aussi complexe qu’une analyse de rentabilisation à part entière ou aussi simple qu’un résumé de l’examen des avantages et des inconvénients. Lorsque cette analyse à l’avance ne se produit pas, les « projets de chien » peuvent être nés de déclencheurs dangereux comme le commentaire décousu d’un cadre lors d’une réunion, une opinion mal avisée ou mal informée ou une réponse émotionnelle à un incident. Bien que le processus d’initiation puisse prendre de nombreuses formes, voici quelques questions clés à prendre en considération dans le cadre de ce processus.
Compétences #3 – Effectuer une analyse des risques
Bien que les plans soient grands, tout le monde sait qu’ils se matérialisent rarement exactement comme prévu. Il se passe des trucs, non ? Au lieu d’être aveuglés par chaque revirement inattendu, les gestionnaires de projet apprennent à effectuer une analyse des risques dans le cadre du processus normal de planification du projet. Harry Hall, the Project Risk Coach insiste sur le fait que « nous sommes tous des gestionnaires des risques, certains meilleurs que d’autres ». À son analyse des risques de base, il s’agit de planifier ce qui pourrait mal tourner, et l’exécution aveugle de projets sans prendre le temps de procéder à un certain niveau d’analyse des risques est naïve, sinon carrément dangereuse. La triste réalité, c’est que les organisations le font tout le temps! Ils baril en avant juste en espérant pour le meilleur et généralement juste payer le prix plus tard.
La sélection de la méthode d’analyse des risques n’est pas aussi importante que de prendre des mesures fondées sur les résultats. Rappelez-vous que les résultats de l’analyse des risques peuvent être utilisés pour ...
· Aider à transmettre un message difficile à un dirigeant ou à un intervenant
· Plaider en faveur de ressources supplémentaires, d’un soutien ou même d’un autre plan d’action
· Minimiser l’anxiété de l’équipe au sujet de « ce qui pourrait mal tourner »
· Offrir des occasions d’éviter/de minimiser les risques grâce à l’atténuation proactive et à la planification de sauvegarde pour les tâches clés
Compétences #4 – Projets de débriefing
La folie a été définie comme faisant la même chose encore et encore et s’attendant à un résultat différent. Cela semble fou, mais la plupart des organisations s’y engagent tout le temps. Pourquoi? Parce qu’une fois qu’un projet ou une tâche est terminée, il y a invariablement un tableau de bord fou pour commencer le prochain sans prendre un moment pour envisager d’éventuels changements futurs. En effet, cette réponse réflexive nous prive souvent de l’occasion d’utiliser ce que nous avons appris sur le dernier projet pour améliorer les projets futurs. Alors que certains environnements comme les hôpitaux et les militaires qui s’occupent quotidiennement de la vie et de la mort incluraient le débriefing (ou les activités de type post mortem) dans le cadre de leur cours normal, beaucoup d’autres l’oublient, ce qui est une énorme occasion manquée. Le débriefing peut être appliqué aux réunions, aux événements clés, aux projets et même aux tâches. L’objectif est simplement de prendre un certain temps à la fin (ou même le long du chemin pour des projets plus longs) pour réfléchir sur ce qui a bien fonctionné et ce qui aurait pu être fait différemment. Comprendre les erreurs (ou les succès) du passé est un élément nécessaire de l’amélioration continue, et les professionnels qui sont qualifiés dans cette pratique améliorer leur valeur pour l’organisation.
Si vous ne considérez généralement pas les cours de gestion de projet dans l’élaboration de votre plan de formation, vous pourriez faire une énorme erreur. De plus en plus, la gestion de projet devient la voie de chacun d’autant plus que la demande de compétences en gestion de projet ne cesse de croître. L’indice PMI de la « croissance del’emploi en gestion de projet et de l’écart de talents 2017– 2027» indique que d’ici 2027, les employeurs auront besoin de 87,7 millions de personnes travaillant dans des rôles axés sur la gestion de projet, alors qu’il subsiste une pénurie notable de talents qualifiés. À cette fin, PMI a développé une plate-forme d’apprentissage en ligne PM Edge destinée aux non-spécialistes pour aider à démystifier la discipline de la gestion de projet.
Bien que ces quatre compétences ne soient pas exclusives à la gestion de projet, elles sont largement reconnues et pratiquées dans la discipline et malheureusement négligées par beaucoup en dehors de la discipline. Donc, si vous avez pensé que les compétences en gestion de projet sont juste pour les gestionnaires de projets de carrière, pensez-y! Les compétences en gestion de projet peuvent non seulement améliorer votre efficacité en milieu de travail, mais elles peuvent également augmenter considérablement votre valeur sur le marché,
Pour en savoir plus sur ce sujet, gardez un œil sur mon prochain article Project Management Trends on the Horizon.
Divulgation : Je suis membre de l’Institut de gestion de projet.
À propos de l’Auteur
Je suis un conférenci
ère principale / formatrice, autrice et leader de la pensée antiracisme en milieu de travail. Je crois fermement à l’encouragement de cultures en milieu de travail véritablement collaboratives, à l’aide aux professionnels pour trouver leur voix et en discutant de leurs incontestables. Au cours de ma carrière, j’ai constaté que souvent des conversations autour de la fontaine du bureau et des conseils chuchotés contiennent certains des conseils professionnels les plus précieux. Mon livre The Unwritten Rules of Managing Up: Project Management Techniques from the Trenches fournit des techniques pratiques que n’importe qui peut utiliser pour réaliser le succès en travaillant avec diverses personnalités de leader. Je suis diplômée du Spelman College, du Georgia Institute of Technology et de l’Université Emory. Suivez-moi sur LinkedIn @DanaBrownlee ou contactez-moi à danapbrownlee@professionalismmatters.com.
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